¿Volverás a la oficina en 2025? Esto es lo que necesitará

Uh-oh. It seems like the days of working remotely, whether full time or on a hybrid schedule, are coming to an end. 

A principios de otoño, dos grandes empresas, Amazon y Dell, anunciaron que sus empleados deben trabajar en la oficina a tiempo completo.

¿Están preparados los empleados para volver?

Este cambio supone una importante transición hacia las rutinas de trabajo anteriores a la pandemia y plantea interrogantes sobre si otras empresas podrían seguir su ejemplo. Para los empleados, prepararse para este cambio implica algo más que ajustar sus horarios: también significa equiparse con el material de oficina adecuado para garantizar una transición fluida.

El efecto dominó de los líderes del sector

Es probable que la decisión de Amazon y Dell de que sus empleados vuelvan a la oficina a tiempo completo influya en otras empresas que se plantean medidas similares. Estos líderes del sector citan varias razones para el cambio, entre ellas una mayor colaboración, una mejor dinámica de equipo y los intercambios creativos espontáneos que se producen de forma más natural en persona. Mientras estos gigantes marcan la pauta, las empresas más pequeñas también pueden reconsiderar sus políticas de trabajo a distancia para fomentar un entorno laboral más cohesionado y dinámico.

Pero, con empleados trabajando desde casa durante tanto tiempo, la verdadera pregunta es: ¿están las oficinas preparadas para que los empleados vuelvan? 

Puede parecer una pregunta extraña, pero es real. ¿Están esas oficinas abandonadas dotadas de todo el equipo que necesitan los empleados para que todo funcione bien una vez de vuelta? Puede que no. 

¿Qué necesitan las oficinas? 

Regreso a la oficina a tiempo completo: qué necesitará.

Si trabaja en cuentas a pagar, nóminas, recursos humanos, el sector bancario o cualquier otro departamento que requiera que usted y su equipo impriman cheques o envíen facturas y documentos física o digitalmente, tendrá que asegurarse de que su equipo de oficina está actualizado, cumple las normas bancarias y es lo más seguro posible. 

Software de impresión y emisión de cheques en línea

Si imprime cheques desde su oficina, debe asegurarse de que el software que utilizan usted y su equipo está actualizado para su devolución. La mayoría de las aplicaciones locales pueden estar obsoletas si no se han cuidado desde el éxodo masivo de los entornos de oficina. Necesita que su solución de impresión de cheques esté basada en la nube con una fácil integración en su sistema ERP actual. Los sistemas basados en la nube, como TROY AssurePay Check, son escalables en todas las oficinas y se actualizan automáticamente con los últimos servidores y tecnologías, por lo que no tendrá que preocuparse del mantenimiento in situ. 

Con AssurePay Check, puede cargar fácilmente archivos por lotes completos, añadir firmas digitales y logotipos de empresa a sus cheques, previsualizarlos y enviarlos al banco para su comprobación, todo de una sola vez. Vea una demostración completa del software aquí. 

Cheques en blanco

El mejor y más seguro tipo de cheques para empresas y bancos de todos los tamaños es el cheque en blanco, que viene tal y como suena: completamente en blanco y sin información preimpresa de contabilidad o números de ruta. Los cheques en blanco son una solución más dinámica, rentable y resistente al fraude que los cheques preimpresos. Los cheques preimpresos vienen con la información de su cuenta bancaria ya impresa en el papel, lo que causa problemas de fraude interno y externo. Puede obtener más información sobre los cheques en blanco y los cheques preimpresos en nuestra entrada del blog "Conozca la diferencia" aquí.  

MICR Tóner

Si es usted un profesional de la contabilidad o de la banca, es probable que el MICR le resulte muy familiar. Pero si necesita un repaso, MICR, o reconocimiento de caracteres de tinta magnética, es un tipo de tóner magnético que permite leer y procesar los cheques a máquina en lugar de manualmente.

El MICR es un requisito de la Asociación Americana de Banca y lo ha sido durante bastante tiempo. Aunque el mundo ha cambiado y la mayoría de las empresas tienen opciones totalmente remotas, es posible que se pregunte: "¿Sigue siendo MICR un requisito en 2024 y lo será en 2025? La respuesta es sí, MICR sigue siendo un requisito, por lo que la implementación de MICR en su suite de impresión de cheques en casa es esencial. 
 

Sin embargo, la seguridad también es esencial para la impresión de cheques, y el tóner y la tinta MICR estándar no son resistentes a los ataques de fraude habituales, como el lavado de cheques , un problema que no hace más que aumentar.El lavado de cheques es un proceso en el que los delincuentes lavan información como el importe, el nombre del beneficiario, los números bancarios y de ruta, etc. Por eso es importante imprimir con Tóner MICR Secure, el tóner MICR patentado de TROY que libera un tinte rojo cada vez que se intenta realizar cualquier tipo de lavado de cheques, arruinando el cheque y alertando a los bancos del fraude. Si un cheque no se imprime con el tóner MICR Secure de TROY, no tiene la protección necesaria para evitar el lavado de cheques.

Impresora MICR de sobremesa

Es probable que su oficina disponga de impresoras, pero ¿hace cuánto tiempo que las utiliza? Las impresoras antiguas, o heredadas, que no están actualizadas con el firmware y el hardware más recientes no sólo son difíciles de usar , sino que pueden provocar brechas de seguridad. Las impresoras obsoletas pueden convertirse en puertas de entrada a la red de su empresa, ya que son fáciles de piratear. Esto es especialmente importante en la impresión de cheques, donde los números de cuenta y las firmas de los clientes se imprimen constantemente. Si sus impresoras de oficina entran en esta categoría, las impresoras TROY HP MICR son la opción perfecta para actualizarlas.

TROY toma una impresora HP estándar y la mejora con funciones de seguridad diseñadas específicamente para la impresión de cheques. Las impresoras MICR TROY, que ya están actualizadas con la firma de seguridad Wolf de HP, pueden imprimir líneas MICR (números contables y de ruta) y fuentes en su posición exacta, además de incorporar tecnología de detección de tóner y bloqueos de bandeja para aumentar la seguridad.

Equipos de correo

Pasemos ahora a la fase de envío. Una vez impresos los cheques, habrá que rellenarlos y sellarlos en los sobres y enviarlos a los destinatarios adecuados. Con los constantes aumentos de las tarifas postales y el cumplimiento del IMI que se exigirá a todos los contadores postales a finales de 2024, es posible que ni siquiera pueda llenar su contador postal con fondos. Es importante estar al día, y la mejor forma de hacerlo es actualizarse a un medidor de franqueo Pitney Bowes SendPro compatible con IMI , un elegante dispositivo basado en la nube que ahorra espacio y se actualiza automáticamente con los últimos costes de franqueo para que siempre pague la cantidad correcta. Por no mencionar el ahorro de tiempo que supone no tener que ir corriendo a la oficina de correos. 

TROY está de tu lado

La vuelta a la oficina puede resultar abrumadora, pero con las soluciones integrales para oficina de TROY, toda la transición será fácil y segura, sin necesidad de gastar mucho dinero ni de actualizar los equipos en los próximos años. Entre el software de impresión segura de cheques, las existencias de cheques en blanco, el tóner MICR Secure, las impresoras MICR de sobremesa y los equipos de correo actualizados, su oficina funcionará como una máquina bien engrasada. 

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