¿Qué es la seguridad de los documentos? 

¿Con qué frecuencia comparte documentos personales?

Nuestra opinión es que con frecuencia. Ya sea para empezar un nuevo trabajo en una empresa, para obtener la licencia de matrimonio o para hacer la declaración de la renta por Internet, su información personal se comparte, ya sea físicamente o a través de la nube.

Compartir documentos a través de la nube puede ser desconcertante, pero al mismo tiempo también lo puede ser compartir documentos impresos. Los delincuentes utilizan nuevas y avanzadas tecnologías para cometer fraudes, y cada vez les resulta más fácil hacerlo. Teniendo todo esto en cuenta, ¿con qué frecuencia pensamos en la seguridad de los documentos?

La seguridad de los documentos es especialmente importante tanto para las empresas como para los organismos públicos, que manejan a diario grandes cantidades de información confidencial. Ahora más que nunca, estas organizaciones necesitan dar prioridad a medidas sólidas para proteger la integridad y confidencialidad de los datos.

¿Qué es la seguridad de los documentos?

La seguridad de los documentos implica la aplicación de medidas para salvaguardar la información sensible contenida en documentos físicos y digitales. Abarca una serie de medidas de protección como el cifrado, los controles de acceso y los protocolos de autenticación. A medida que evoluciona la tecnología, también lo hacen los métodos y herramientas disponibles para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos críticos.

¿Cuál es el riesgo sin seguridad documental?

Muchas organizaciones están transfiriendo sus datos y documentos a la nube. Esto permite compartir más rápidamente a través de nubes públicas y privadas. También permite compartir en entornos locales. Aunque compartir rápidamente en la nube es eficiente, puede aumentar el número de usuarios potenciales que tienen acceso.

Además del fraude de documentos digitales, está volviendo el fraude de documentos físicos. Los estafadores están recurriendo a viejos trucos como la falsificación. Utilizan productos químicos o herramientas de edición de imágenes como Photoshop para robar y modificar documentos. Lo hacen para crear extractos bancarios, documentos de identidad, formularios fiscales y otros documentos falsos.

Ciertos documentos emitidos por el gobierno, como los certificados de nacimiento, pueden ser muy arriesgados si los obtiene un delincuente. Son como puertas a tu información personal, utilizada para entrar en otros archivos, cuentas bancarias y cuentas de correo electrónico.

Este tipo de alteraciones pueden ser difíciles de detectar, lo que demuestra por qué el fraude documental aumentó un 79% en 2022.

Con la cantidad de datos e información sensible que las empresas y las agencias gubernamentales producen aumentando cada año, es extremadamente importante contar con medidas de seguridad sólidas tanto para los documentos físicos como para los digitales. 

Funciones comunes de seguridad de documentos

• Marcas de agua: Las marcas de agua incrustadas en los documentos impresos sirven como elemento visible de disuasión y autenticación. Los personalizadores pueden añadir logotipos o texto para que los falsificadores no puedan reproducirlos.
  
  

• Elementos de seguridad: La adición de elementos de seguridad a un docuocumento proporciona seguridad adicional al mostrar si ha sido manipulado. Puede incluir tintas especiales, elementos holográficos o perforaciones.
  
  

• Impresión segura: La impresión segura utiliza colas cifradas y controles de acceso para garantizar que sólo el personal autorizado pueda imprimir documentos confidenciales.

La importancia de la seguridad de los documentos para empresas y organismos públicos

• Confidencialidad y confianza: Las empresas y los organismos públicos manejan a menudo información confidencial y clasificada. Garantizar la seguridad de los datos confidenciales es crucial para mantener la confianza de los clientes, las partes interesadas y los ciudadanos.

• Requisitos de conformidad: Muchas industrias están sujetas a estrictos requisitos normativos en relación con el manejo y almacenamiento de información sensible. El incumplimiento puede acarrear graves consecuencias legales y dañar la reputación de una organización.

• Protección de la propiedad intelectual: Las empresas invierten mucho en investigación y desarrollo. La seguridad de los documentos es vital para salvaguardar la propiedad intelectual y la información sujeta a derechos de propiedad frente a accesos no autorizados o robos.

Cómo pueden ayudar las soluciones de seguridad documental de TROY

TROY, líder en soluciones de seguridad documental, ofrece productos innovadores diseñados para mejorar la protección de documentos impresos y digitales.


SecureDocs Sentry: El software SecureDocs Sentry de TROY proporciona un nivel avanzado de seguridad documental mediante funciones como serialización, microimpresión, códigos de barras, marcas de agua y mucho más, en cualquier documento. Esto significa que los certificados de nacimiento, extractos bancarios, registros fiscales, expedientes académicos, permisos de conducir, etc.


SecureDocs Sentry protege tanto los documentos impresos como los digitales. Combinando SecureDocs Sentry con las impresoras y tintas UV de TROY, puede imprimir la seguridad que ha creado para su documento, por lo que el robo, la alteración y la falsificación ya no son una preocupación.

Otros productos de seguridad documental TROY:

Tóner resistente al fraude: Para documentos impresos, el tóner resistente al fraude de TROY está diseñado para resistir los intentos de alteración o reproducción. Esta tecnología añade una capa de defensa contra actividades fraudulentas como la alteración química por sangrado del rojo, una preocupación frecuente en diversos sectores.


Tintas y tóner de seguridad TROY: Las tintas y tóneres de seguridad patentados añaden una capa oculta de seguridad a sus documentos de gran valor. Facilite la autenticación y dificulte la falsificación añadiendo capas de seguridad manifiestas y encubiertas que presentan fluorescencia azul con la luz de verificación UV adecuada.


Impresoras UV TROY: Las impresoras HP TROY UV mejoradas pueden imprimir en papel las marcas de agua UV dinámicas creadas en su plantilla SecureDocs Sentry.

No se puede subestimar la importancia de la seguridad de los documentos en el panorama actual impulsado por los datos. Las empresas y los organismos públicos deben adoptar soluciones integrales para mitigar los riesgos y proteger la información confidencial. El compromiso de TROY con la innovación, ejemplificado por el tóner resistente al fraude y el software SecureDocs Sentry, les posiciona como un aliado fiable en la batalla continua contra las filtraciones de datos y el acceso no autorizado. Adoptar estas soluciones no es sólo una medida proactiva; es una inversión estratégica en la resistencia y longevidad de cualquier organización.