5 Ventajas de una máquina insertadora de carpetas

Comencemos este blog con una historia sencilla sobre Mark, gerente del departamento de cuentas por pagar, a cargo del crecimiento de las responsabilidades financieras de la empresa. A medida que la empresa crece, también crece el volumen de cheques y comunicaciones que Mark y su equipo deben enviar regularmente.  

El equipo de Mark solía gestionar el proceso de envío con facilidad: doblar, insertar y enviar normalmente solo les llevaba una hora. Pero, a medida que su empresa incorpora nuevos clientes y proveedores, esta tarea, antes sencilla, se ha convertido en una tarea que consume de 2 a 3 horas de su jornada laboral, a veces más. 

Los desafíos del correo siguen creciendo

El creciente volumen de correo saliente, como cheques y facturas, empezó a convertirse en un reto para el equipo de cuentas por pagar de Mark. Si bien insertar correo es sencillo, la repetición y el tedio siempre pueden convertir las tareas rutinarias en maratones de trabajo. Procesar el correo manualmente toma aproximadamente 12 segundos (doblar, insertar y sellar), o 300 sobres por hora. Esto puede llegar a acumularse si el volumen de correo es alto.

Mientras el equipo pasaba horas doblando manualmente cheques e insertándolos en sobres, encontraron formas de hacerlo divertido.

Cada sesión de inserción y plegado se convertía en una fiesta de pizza. Sí, hacía soportable esta aburrida tarea, pero generaba más distracciones y conversaciones secundarias, lo que condujo a un aumento de errores en el correo.

¿Y qué pasa cuando se producen errores? Las multas aumentan. Algunos cheques se enviaban a clientes equivocados, lo que violaba la privacidad del cliente y le costaba dinero a la empresa. Mark estaba recibiendo las críticas de sus superiores.  

No solo aumentaban los errores, sino que las 2 o 3 horas que se dedicaban a insertar se convirtieron en eventos de 3 o 4 horas, y las responsabilidades principales del equipo empezaron a quedar en segundo plano. 

Mark quiere que su equipo se mantenga productivo, pero el envío de cheques es una parte importante de su departamento. ¿De qué otra manera lo lograrían?  

Presentación de las insertadoras automáticas de carpetas

Mark decidió buscar una mejor solución. En lugar de contratar más personal, investigó. Buscó y encontró una máquina insertadora de carpetas fabricada por Pitney Bowes. Estas máquinas automatizadas eran justo lo que Mark buscaba: una máquina que pudiera automatizar el proceso de doblar e insertar documentos en sobres, simplificando el flujo de trabajo de su equipo y poniendo todo en orden.

¿Qué es una máquina insertadora de carpetas Pitney Bowes? 

Pitney Bowes es un proveedor líder en la industria del correo y el franqueo, con más de 100 años de experiencia en soluciones de correo innovadoras, incluyendo equipos como insertadoras, franqueadoras, abrecartas automáticos, software de envío y más. Como socio oficial de Pitney Bowes, TROY ofrece todo tipo de equipos de correo necesarios para crear una solución integral, desde la impresión de cheques hasta su envío. 

La máquina insertadora y plegadora Relay® de Pitney Bowes dobla, inserta y sella sobres, eliminando así el trabajo manual. Según el modelo, una insertadora y plegadora Relay puede procesar hasta 5400 envíos por hora, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero, además de garantizar la tranquilidad de que sus comunicaciones se ensamblan con precisión y se envían a tiempo. 

La máquina insertadora y plegadora Relay® no solo automatiza el plegado físico y la inserción de cheques y otras comunicaciones, sino que también está equipada con el software Relay Integrity que Permite a los usuarios visualizar el proceso de plegado e inserción para evitar errores. Con este software, puede agregar códigos de barras 2D que la insertadora de relevo lee para agrupar el correo de páginas variables en los sobres correctos, garantizando así que la información privada de los clientes esté siempre segura y llegue al destinatario correcto. 

Después de que Mark logró convencer a su empresa para que comprara el Relay Inserter para que lo usara su equipo, notó que su equipo mejoraba en cinco niveles fundamentales.  

5 ventajas de utilizar una máquina insertadora de carpetas 

1. Ahorro de tiempo

El tiempo dedicado al plegado y encarte manual se redujo con la plegadora e encarte Relay® en la oficina. Lo que antes era una tarea ardua diaria de 3 a 4 horas ahora se redujo a una fracción del tiempo, lo que permitió a Mark y a su equipo concentrarse en tareas estratégicas esenciales. 

2. Aumento de la productividad

La insertadora de plegadoras de relevo renovó la productividad del equipo de AP. La tarea de doblar e insertar, antes tediosa y repetitiva, se convirtió en un proceso optimizado y automatizado, que permitió al equipo de Mark concentrarse en las tareas importantes.  

3. Exactitud y precisión 

La precisión de la máquina insertadora y plegadora Relay® eliminó el riesgo de errores en el proceso de plegado e inserción. Mark ahora podía estar seguro de que las comunicaciones salientes de su equipo mantenían los altos estándares necesarios para la documentación financiera. 

4. Escalabilidad 

A medida que la empresa seguía creciendo, la máquina insertadora de carpetas Relay® se adaptó sin problemas al creciente volumen de correo. Su diseño escalable garantizó que el equipo de Sally pudiera gestionar la creciente carga de trabajo sin sacrificar la eficiencia. 

5. Ahorro de costes 

Además del ahorro inmediato de tiempo, la insertadora de hojas Relay® supuso una reducción significativa de costes. La inversión resultó ser no solo una mejora tecnológica, sino una estrategia para lograr la eficiencia financiera a largo plazo.  

Simplifique su envío de correo con máquinas insertadoras de carpetas

Quizás seas como Mark y tengas dificultades para enviar pagos, cheques, facturas y más en un plazo razonable. Ni siquiera tienes que trabajar en cuentas por pagar para tener problemas con los procesos de correo manual: los responsables de recursos humanos, nóminas o salas de correo se enfrentan a estos problemas constantemente.

Al aliviar la carga del plegado e inserción manual, la insertadora de carpetas Pitney Bowes Relay puede permitir a su equipo recuperar su tiempo, concentrarse en tareas estratégicas y navegar el crecimiento de la empresa con mayor eficiencia.

Descargue nuestro folleto para ver aún más de nuestras ofertas de correo de Pitney Bowes