Conozca a Mark, un director del departamento de Cuentas a Pagar que está inmerso en la gestión de las responsabilidades financieras de una empresa en expansión. A medida que la empresa crece, también lo hace el volumen de cheques emitidos que Mark y su equipo deben enviar con regularidad.
El equipo de Mark solía ser capaz de manejar el proceso de envío con facilidad: doblar, insertar y enviar normalmente sólo les llevaba una hora. Pero, a medida que su empresa va contratando nuevos clientes y proveedores, la tarea, antes sencilla, se ha convertido en un trabajo que les lleva entre 2 y 3 horas de su jornada laboral.
Retos del correo de cuentas por pagar
El equipo AP de Mark es un grupo dedicado que gestiona el latido financiero de la empresa. Sin embargo, se enfrentaban a un reto de enormes proporciones. La creciente cantidad de correo saliente significaba que la tarea rutinaria, antes sencilla, se había convertido en una maratón de trabajo intensivo.Procesar el correo a mano requiere aproximadamente 12 segundos para doblar, insertar y sellar, o 300 sobres a la hora. Esto puede llegar a acumularse si el volumen de correo es elevado.
Como el equipo pasaba horas doblando e introduciendo manualmente los cheques en los sobres, buscaron formas de hacer que la tarea les resultara divertida. Decidieron convertir cada sesión de ensobrado y envío en una fiesta de pizza. Aunque esto hizo más llevadera la tarea, la fiesta trajo consigo más distracciones y conversaciones paralelas, lo que provocó un aumento de los errores de envío.
La empresa de Mark estaba siendo multada porque algunos cheques se enviaban a clientes equivocados, lo que violaba la privacidad de los clientes. Mark sufría las consecuencias de los altos cargos.
No sólo aumentaban los errores, sino que las 2-3 horas dedicadas a la inserción se convirtieron en eventos de 3 a 4 horas, y las principales responsabilidades e iniciativas estratégicas del equipo empezaron a pasar a un segundo plano.
Mark quiere que su equipo siga siendo productivo, pero el envío de cheques es una parte importante de su departamento: ¿de qué otra forma podrían hacerlo?
Presentación de las insertadoras automáticas de carpetas
Al darse cuenta de que el statu quo era demasiado, Mark decidió encontrar una forma mejor. En lugar de contratar más personal, se puso a investigar. Mark buscó en Google "insertador automático de carpetas" y lo que encontró le vino como anillo al dedo.
La insertadora de carpetas Relay de Pitney Bowes fue un rayo de esperanza para Mark y su equipo. Esta tecnología de vanguardia prometía automatizar el laborioso proceso de doblar e insertar documentos en sobres, simplificando potencialmente su flujo de trabajo.
¿Qué es una máquina insertadora de carpetas Pitney Bowes?
Pitney Bowes es un proveedor líder en el sector del correo y el franqueo, que lleva más de 100 años innovando soluciones. Sus soluciones no sólo incluyen máquinas plegadoras y encartadoras, sino también contadores postales, abrecartas automáticos, software de direccionamiento y mucho más. Como socio comercial oficial de Pitney Bowes, TROY se complace en ofrecer estos productos únicos junto con nuestro catálogo de soluciones de seguridad antifraude.
La máquina insertadora de carpetas Relay de Pitney Bowes pliega, inserta y sella sobres por usted, para que no pierda su valioso tiempo haciéndolo usted mismo. La insertadora de carpetas Relay le permite ahorrar tiempo y dinero valiosos a la vez que obtiene la tranquilidad de que sus comunicaciones se montan con precisión y se envían a tiempo.
La máquina insertadora de carpetas Relay de Pitney Bowes se completa con un software que combina eficacia e integridad. El software Relay Integrity permite a los usuarios ver el proceso de plegado e inserción, permitiéndoles añadir códigos de barras 2D que la insertadora Relay lee a continuación para ensamblar el correo de página variable en los sobres correctos, garantizando que la información privada de los clientes esté siempre segura.
Después de que su empresa comprara el Relay Inserter para que lo utilizara su equipo, Mark notó que su equipo mejoraba en 5 niveles básicos.
5 ventajas de utilizar una máquina insertadora de carpetas
1. Ahorro de tiempo
El tiempo dedicado al plegado y encarte manual se redujo con la encartadora de carpetas Relay en la oficina. Lo que solían ser 3-4 horas de trabajo diario se redujo a una fracción del tiempo, liberando a Mark y a su equipo para centrarse en tareas estratégicas esenciales.
2. Aumento de la productividad
El insertador de carpetas Relay dio un nuevo impulso a la productividad del equipo de AP. La antes tediosa y repetitiva tarea de doblar e insertar se convirtió en un proceso racionalizado y automatizado, lo que permitió al equipo de Mark volver a las tareas que importaban.
3. Exactitud y precisión
La precisión de la máquina insertadora de carpetas Relay eliminó el riesgo de errores en el proceso de plegado e inserción. Ahora Mark podía estar seguro de que las comunicaciones salientes de su equipo mantenían los altos estándares necesarios para la documentación financiera.
4. Escalabilidad
A medida que la empresa seguía creciendo, la máquina insertadora de carpetas Relay se adaptaba perfectamente a los crecientes volúmenes de correo. Su diseño escalable garantizó que el equipo de Sally pudiera gestionar la creciente carga de trabajo sin sacrificar la eficiencia.
5. Ahorro de costes
Más allá del ahorro inmediato de tiempo, la insertadora de carpetas Relay supuso una importante reducción de costes. La inversión demostró ser no sólo una mejora tecnológica, sino un movimiento estratégico hacia la eficiencia financiera a largo plazo.
Simplifique sus procesos con Pitney Bowes y TROY
El viaje de Mark con las insertadoras de carpetas Relay de Pitney Bowes es un testimonio del poder transformador de la automatización en el ámbito de las cuentas por pagar. Al aliviar la carga del plegado e inserción manuales, la insertadora de carpetas Relay de Pitney Bowes ha permitido al equipo de Mark recuperar su tiempo, volver a centrarse en tareas estratégicas y navegar por el crecimiento de la empresa con mayor eficiencia. Para los gestores de cuentas a pagar como Mark, la insertadora de carpetas Relay de Pitney Bowes no es sólo una máquina; es un catalizador del éxito en el dinámico mundo de la gestión financiera. Alineada con las soluciones de impresión segura de cheques y documentos de TROY, su empresa funcionará como una máquina bien engrasada.
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