¿Cuánto cuesta realmente imprimir un cheque?

La mayoría de las empresas no son expertas a la hora de imprimir cheques, y un pequeño error puede hacer que un banco rechace un pago. Los clientes de TROY no tienen que preocuparse por esto, ya que nuestros expertos están disponibles para ayudar a navegar por el proceso de impresión de cheques y los beneficios de ahorro de costes de hacerlo de la manera más segura. 

Cuando hablo con clientes actuales que buscan formas de modernizar el procesamiento de pagos y cuando hablo con clientes potenciales sobre el amplio tema de la impresión de cheques, siempre hago primero la misma pregunta.

"¿Cuánto gasta por cheque procesado hoy?"

Sin falta, la respuesta es casi siempre la misma: "No lo sé" o alguna variante igual de vaga. No me malinterpreten, es una respuesta totalmente comprensible y razonable a la pregunta. Un gran número de clientes de TROY no están en el negocio de crear cheques, es una tarea necesaria, una tarea que debe hacerse para permitir el negocio principal. También existe la idea de que "un cheque es un cheque". No hay nada más, hay una forma de crear un cheque para pagar a alguien. Con todo esto en mente, voy a iniciar una miniserie de entradas de blog en las que exploraré los costes de imprimir cheques, procesar pagos y cómo reducir todos los costes asociados.

El Grupo TROY ha desarrollado varias tecnologías nuevas para aumentar la seguridad de los cheques, reducir los costes de procesamiento de pagos e incluso ayudar a las empresas a pasar fácilmente de procesos obsoletos a formas modernas de imprimir cheques que ahorran costes. Pero, antes de que una empresa pueda actualizar con confianza sus flujos de trabajo, es fundamental comprender el flujo de trabajo actual y los costes asociados. 

Empecemos por el principio...

¿Cuánto cuesta imprimir cheques? En primer lugar, es imposible ser perfectamente preciso en este tema. Los costes operativos varían de una empresa a otra y no quiero presuponer su situación específica. Por lo tanto, voy a hacer suposiciones generales y haré todo lo posible para dar una gama de estimaciones destinadas a aplicarse a todo tipo de empresas. El objetivo de esta serie de blogs es proporcionarle información sobre la impresión de cheques que le ayude a controlar sus costes.

Una rápida búsqueda en Internet da como resultado una amplia horquilla de entre 4 y 20 dólares por cheque impreso (en algunos casos, la horquilla puede ser un poco más amplia). Aunque la mayoría de las cifras citadas por diversas fuentes no se explican realmente. No tengo ningún interés en afirmar a lo loco un número como impulsor de una venta. Quiero un desglose real de lo que puede costarle a su empresa imprimir un cheque.

A las empresas les cuesta entre 200 y 1.000 dólares al mes enviar 50 cheques.

No tiene por qué ser así, pero primero tenemos que entender por qué es así.

Las normas

Establezcamos algunas reglas básicas, mis hipótesis para explorar los costes de impresión de cheques:

• No incluiré el coste del sello/envío.

  • En mi opinión, agrupar los costes de envío en los costes de los cheques, aunque es algo a tener en cuenta, es más una cuestión de proceso de envío que de impresión de cheques.

 

• Voy a suponer 50 cheques al mes.

  • Es una cifra fácil de conceptualizar y de calcular. También es ampliamente representativa del volumen de cheques de las pequeñas empresas.

 

• Me centraré en los costes "duros" de la impresión de cheques.

  • Un ejemplo de coste duro son los consumibles (papel, tóner, etc.).

 

• Abordaré el tema de los costes "blandos".

  • El coste de mano de obra/horas sería un ejemplo de coste "blando". Lo califico de "blando" porque varía de una empresa a otra, y también varía el grado en que la dirección considera que la mano de obra es un coste.

  • Sólo hablaré a grandes rasgos del tiempo de mano de obra dedicado a la impresión de cheques. Creo que es importante, pero no tengo mucho que decir sobre sus costes laborales específicos. Sólo quiero destacarlo para que se tenga en cuenta.

  • No quiero suponer demasiado sobre sus costes laborales específicos.
    

 

• Voy a citar los precios de los principales minoristas tanto en línea como lo que se puede encontrar en la tienda física.

  • Mi objetivo es discutir un rango realista en el que la mayoría de los líderes empresariales se encontrarían a la hora de comprar materiales para la impresión de cheques.

  • Por supuesto, los precios cambiarán en función de las ventas, las presiones del mercado o cualquier otra circunstancia desconocida. Sin embargo, mi objetivo es ofrecer una visión honesta de los costes de impresión de cheques en los que incurriría la mayoría de las empresas.

El periódico

La mayoría de las pequeñas empresas utilizan cheques preimpresos para imprimir sus cheques. Generalmente, esto se debe a que es la forma más fácil para una empresa de procesar y enviar un cheque. Rara vez, o nunca, es la forma más rentable. Sin embargo, tiene sentido; la mayoría de las empresas no son expertas a la hora de imprimir un cheque y es fácil hacer algo que el banco rechazará. Los clientes de TROY no tienen que preocuparse por esto, ya que nuestros expertos están disponibles para ayudarles a navegar por el proceso de impresión de cheques.

Los precios varían de un vendedor a otro y las opciones son importantes; sin embargo, este es el rango esperado de opciones de gama baja a gama alta suponiendo que usted compra 150 existencias preimpresas a la vez (o alrededor de 3 meses de impresión de 50 cheques al mes).

Costes ocultos de los cheques preimpresos

Además del coste material de las existencias de cheques preimpresos, existe un alto riesgo de robo y pérdida. Es difícil de cuantificar, pero se invierte mucho tiempo y dinero en gestionar el control de las existencias de cheques preimpresos antes de tener en cuenta su coste consumible. Luego está el coste para su empresa si, cuando, alguien roba un par de hojas y cobra cheques de sus cuentas.

El Sobre

Hay varias opciones: la colocación de las ventanas, los elementos de seguridad y el autosellado influyen en el coste. Como en el caso de los cheques preimpresos, parto de la base de 250 sobres:

Calcular el precio de los sobres puede resultar difícil. A diferencia de los cheques preimpresos, el riesgo es mucho menor, por lo que es más fácil comprar al por mayor, lo que reduce el coste por unidad. También puede optar por varias características sofisticadas, desde la colocación de ventanas hasta la seguridad. Cada elección tendrá un impacto dramático en el coste final. 

La imprenta

Aquí es donde las estimaciones de precios se vuelven más difíciles. Comprar modelos de impresora MICR más baratos puede ahorrarle a su empresa algo de dinero por adelantado, pero corre el riesgo real de que se produzcan fallos mecánicos. Una impresora que no funciona, en el mejor de los casos, no puede imprimir sus pagos críticos, lo que puede provocar retrasos y, potencialmente, gastos o, peor aún, la necesidad de sustituir la impresora años antes de lo presupuestado. Todo esto sin mencionar los costes ocultos de los planes de servicio y la escasa asistencia del vendedor.

El tóner

El tóner MICR es lo que realmente importa para la impresión de cheques. No sólo los bancos exigen el uso de tóner MICR, sino que también se requieren especificaciones de calidad, por lo que no todos los tóneres MICR son iguales. Comprar tóner MICR barato conlleva el riesgo de obtener bajos rendimientos o de ser rechazado por los bancos por no cumplir los requisitos. Ambas situaciones le costarán a su empresa tiempo y dinero. Dicho esto: 

Puesta a punto

Quiero ser muy claro sobre estas estimaciones. Sólo se trata de un coste mínimo absoluto por comprobación, es más, se trata de un escenario de caso de uso perfecto. No se me ocurre ningún proceso o flujo de trabajo que funcione a la perfección, que no sea un reflejo del mundo real. Esto es un punto de partida. Esta es una lista incompleta de cosas que pueden ocurrir y ocurren y que afectan a los costes de impresión de un cheque:

• Los sobres se rasgan y no se pueden utilizar.

• Las impresoras a veces atascan una impresión, arruinando el costoso material de los cheques.

• Los errores humanos pueden causar todo tipo de reimpresiones.

• Los rendimientos del tóner son sólo estimaciones.

• Las impresoras/máquinas fallan todo el tiempo.

Luego están los costes de mano de obra, el tiempo perdido en sustituir piezas, los retrasos/recargos causados por la entrega tardía de existencias de cheques o tóner. La lista de costes varía según la empresa, pero duplica o triplica rápidamente el coste de cada cheque impreso. Una vez que analice los costes reales de la impresión de cheques para su empresa, podría estar gastando fácilmente entre 150 y 200 dólares al mes sólo en consumibles para imprimir 50 cheques. Cuando se incluye el costo de mano de obra / tiempo y calcular el costo de envío que se acercan rápidamente a la gama de la industria de $ 200 a $ 1000 costo de 50 cheques.

Es importante arrojar luz sobre los verdaderos costes de la impresión de cheques. Es fácil suponer que el coste es bajo porque sólo es un cheque, un trozo de papel. Aunque es un trozo de papel muy importante. A menudo, una empresa puede considerar la necesidad de enviar cheques por correo como un simple coste de hacer negocios. Además, los bancos hacen que los cheques sean complicados, por lo que no merece la pena esforzarse en encontrar una forma mejor.

Todo esto es falso.

Hay mejores formas de imprimir cheques que cumplen con las normas bancarias pero ahorran dinero a su empresa. Los expertos del Grupo TROY ayudan cada día a pequeñas y grandes empresas con la impresión de cheques, el procesamiento de pagos y la seguridad de los documentos. En la siguiente parte de esta serie de blogs, analizaré las alternativas a la impresión de cheques que muchas empresas ya utilizan con mayor o menor éxito. Es posible que ya conozca la ACH, pero ¿está familiarizado con los eChecks o cheques digitales? ¿Conoce las comisiones asociadas a estos tipos de pago? Hablaré de esto y mucho más la próxima vez.