La seguridad del MICR: lo que hay que saber

Un fiel lunes por la mañana, el secretario de una organización de educación financiera -llamémosle Sam- necesitaba presentar un formulario ante el Secretario de Estado de Arizona. El proceso de presentación requería el pago de una tasa de 10 dólares para empezar. Sam escribió un cheque, como cualquiera de nosotros haría, lo metió en un sobre y lo dejó en el buzón de USPS a la vuelta de la esquina.

El martes, un pago "autorizado" de 5.000 dólares había salido de las arcas de la Financial Literacy Organization y se había abonado a un particular. La organización había sido víctima de un fraude con cheques. El estafador había interceptado el cheque, manipulado su contenido y cobrado 5.000 dólares de la organización de educación financiera y del confiado Sam.

Al igual que la organización de Sam, más empresas están empezando a experimentar múltiples casos de fraude con cheques. Según la Encuesta Mundial sobre Delincuencia Económica y Fraude, 2022 realizada por PwC, un notable 51% de las organizaciones encuestadas informaron de casos de fraude en los dos últimos años. Esta cifra representa el mayor nivel de fraude experimentado desde que se creó la investigación hace dos décadas. Esta estadística pone de relieve la necesidad de que cada organización desarrolle un flujo de trabajo resistente al fraude para su proceso de creación y emisión de cheques. 

MICR: cómo funciona

El reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR) es la tecnología que codifica información en cheques, documentos importantes e instrumentos de pago. Esta codificación es leída por máquinas que ayudan a bancos, empresas y otras organizaciones a procesar cheques y otras transacciones financieras. Sin embargo, por muy cómodo y eficaz que sea el MICR, también supone un importante riesgo para la seguridad si no se utiliza correctamente. En este artículo, exploraremos lo que necesita saber sobre la seguridad que proporciona el MICR y cómo asegurarse de que su organización está protegida.

Para comprender la seguridad del MICR, debemos entender cómo funciona. El MICR es diferente de la típica impresión de inyección de tinta o láser; utiliza una tinta magnética especial que puede ser leída por las máquinas. Esta tinta contiene partículas de óxido de hierro que ayudan a la máquina a leer el texto. El problema es que puede manipularse, duplicarse y falsificarse. Los delincuentes pueden utilizar programas y equipos especiales para crear cheques falsos que parezcan auténticos y puedan engañar a bancos y particulares. Para combatir este riesgo, la tecnología MICR debe gestionarse de forma segura. Esto incluye controlar el acceso a las impresoras MICR y a las existencias de papel, mantener actualizados los protocolos de seguridad y el software, y formar regularmente a los empleados para que reconozcan e informen de actividades sospechosas.

La seguridad de MICR no se limita a la seguridad física. La ciberseguridad es también una preocupación importante. Debido a nuestro mundo cada vez más digital, hay más posibilidades de violación y robo de datos. Si un delincuente consigue acceder a los archivos MICR de su organización, puede manipular o utilizar los datos con fines ilícitos. La mejor manera de abordar los riesgos de ciberseguridad relacionados con MICR es mediante controles de acceso estrictos y copias de seguridad periódicas de los datos. Esto incluye la actualización periódica de los controles de acceso para garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a los archivos, el uso de autenticación multifactor y la existencia de una solución de copia de seguridad segura en caso de infracción.

También es importante tener en cuenta la seguridad del proceso de impresión MICR. Por ejemplo, aunque la tinta MICR se utiliza a menudo para los cheques, debe ser de alta calidad y estar actualizada con las últimas características de seguridad. Si la tinta es demasiado ligera o las propiedades magnéticas no funcionan correctamente, puede aumentar la probabilidad de falsificación. Siempre debe vestir sus impresoras MICR con papel seguro que tenga características de seguridad como microimpresión, marcas de agua y otros elementos de diseño difíciles de replicar. Además, para mayor seguridad, las organizaciones deben considerar la integración de impresoras MICR con software de impresión seguro que proporcione un registro de auditoría y pueda ayudar a garantizar la integridad de los datos.

Por último, también hay que tener en cuenta el cumplimiento de la normativa. Diversos organismos reguladores, como la industria de tarjetas de pago, la ley Sarbanes-Oxley y la HIPAA, tienen requisitos específicos relacionados con la tecnología MICR y su seguridad. Como gestor, es importante familiarizarse con estas normas y asegurarse de que su organización las cumple. Ignorar estas normas puede acarrear graves consecuencias, como multas, responsabilidad legal e impactos negativos en la reputación.

Proteja sus flujos de trabajo de impresión de cheques contra el fraude con las soluciones MICR del Grupo TROY

Nuestras soluciones de impresión MICR se distinguen por sus excepcionales características de seguridad, que las convierten en la opción ideal para la impresión de cheques. Con nuestra gama de impresoras MICR, ofrecemos distintos niveles de seguridad, que le permiten personalizar sus flujos de trabajo en función de sus requisitos específicos. De este modo, podrá disfrutar exactamente de las funciones que desee sin tener que pagar por otras innecesarias.
Estos niveles de seguridad incluyen:

1. Auto-Protect Font - Imprime automáticamente "void" si un trabajo se desvía a una impresora que no es TROY.
2. Bloqueo seguro con llave de 3 posiciones: permite bloquear físicamente los recursos seguros de la impresora, lo que protege a las empresas del fraude al impedir el acceso no autorizado a los recursos.
3. TROYMark™- Tecnología inteligente antimanipulación que proporciona una marca de agua repetitiva de datos variables del cheque a través del fondo del cheque (es decir, beneficiario e importe).

Las impresoras Troy también ofrecen amplias funciones de seguridad que pueden integrarse en sus flujos de trabajo de impresión de cheques para garantizar la trazabilidad. Estas características incluyen:

• Informes de pista de auditoría: para realizar un seguimiento de cada cheque seguro que se ha impreso.
• Cifrado y descifrado: para garantizar la protección del tráfico de datos de impresión confidenciales a través de una red.
• Bloqueo y asignación de bandejas de papel: para anular las llamadas de bandejas no autorizadas y garantizar que sólo se pueda acceder al papel especial cuando sea necesario para la impresión.
• Firmas y logotipos protegidos: para restringir el acceso a las firmas y logotipos residentes en la impresora bloqueándolos tras una contraseña.
• Controles activados por PIN: restringe los trabajos de impresión MICR y no MICR.

Primeros pasos con MICR

El MICR es una tecnología eficaz y ampliamente utilizada para procesar cheques y otras transacciones financieras. Sin embargo, su uso también expone a las organizaciones a posibles riesgos de seguridad. Los directivos deben dar prioridad a la seguridad de la impresión MICR, los datos y los controles de acceso para evitar cualquier vulnerabilidad o incidente de fraude. Siguiendo las mejores prácticas y manteniéndose al día con los últimos protocolos de seguridad, puede ayudar a salvaguardar las transacciones financieras de su organización y evitar cualquier brecha de seguridad.

Para obtener más información sobre las soluciones MICR que ofrecemos, como nuestras impresoras, tóneres, papel para cheques y otros accesorios, póngase en contacto con uno de nuestros representantes hoy mismo.