Desde las pequeñas a las medianas empresas, el consenso es que la gestión de los procesos de cuentas por pagar es una pesadilla. Los procesos implican conciliar facturas físicas que llegan por correo, buscar en correos electrónicos individuales para cotejar facturas, asegurarse de que las facturas son exactas, firmar un par de cheques por las facturas físicas y realizar pagos digitales para completar el proceso. Este tedioso proceso da lugar a errores humanos e ineficiencias que afectan negativamente a las empresas.
¿Y cuál es el principal impacto negativo? En el caso de las PYME, una gestión inadecuada de las cuentas por pagar es responsable del fracaso de aproximadamente el 80% de estas empresas. Como probablemente sepas, los pagos fuera de lugar conducen a una reducción de la confianza y la responsabilidad que no gusta a los proveedores. De ahí que elegir la vía de la digitalización para centralizar y agilizar sus responsabilidades en materia de cuentas por pagar elimine los errores y olvidos asociados al proceso.
Digitalización: El mundo ideal de las cuentas por pagar
El mundo ideal de la gestión del proceso de cuentas por pagar se basa en gran medida en la digitalización, la automatización y la centralización para eliminar los errores humanos y el tedio que conlleva la gestión de facturas. En primer lugar, un sistema centralizado supervisa los canales de mensajería para realizar un seguimiento de cada factura enviada a su equipo de ventas y marketing. El sistema centralizado transfiere automáticamente las facturas correctas a las personas adecuadas para su aprobación, se asegura de que las facturas coinciden con los presupuestos dados y proporciona notificaciones indicando que los detalles de pago son correctos. A continuación, el sistema solicita autorización para emitir pagos mediante cheques físicos o electrónicos a los proveedores y realiza un seguimiento de su entrega. Por último, todos los estados financieros se actualizan automáticamente y se almacenan en el sistema para las siguientes rondas de pagos. Todo ello se realiza en tiempo real.
Aunque la digitalización se ha introducido en las cuentas por pagar con un éxito considerable, conseguir un proceso completamente autónomo aún no es factible. Soluciones digitalizadas como TROY FlexPay ayudan a salvar la distancia entre el mundo real y el idealizado mediante la automatización, una plataforma centralizada y la provisión de visibilidad en tiempo real del proceso.
Automatización de cuentas a pagar con TROY FlexPay
TROY FlexPay es una solución centralizada de cuentas a pagar que facilita a su empresa la recopilación de sus facturas en un sistema digitalizado, la conciliación de estas facturas con los presupuestos facilitados y la realización de pagos de acuerdo con los requisitos específicos de su proveedor. Para gestionar el proceso de cuentas a pagar, la aplicación aprovecha la automatización para simplificar la introducción de datos y enviar notificaciones puntuales a los responsables de la toma de decisiones. La automatización de la aplicación también permite detectar posibles errores, como diferencias entre cuentas y errores de cálculo, utilizando los datos disponibles de transacciones anteriores o facturas disponibles.
La recopilación de información de cuentas por pagar es sólo el primer paso para facilitar sus procesos de pago, el segundo paso implica las capacidades de TROY FlexPay para centralizar los flujos de trabajo de pago y proporcionar a su tesorería una única fuente de verdad. La centralización garantiza que todas las facturas, independientemente de cómo se entreguen, se almacenen de forma centralizada y que las personas autorizadas puedan acceder a ellas. A continuación, los flujos de trabajo se asignan a las personas adecuadas para solicitar su aprobación, que puede consistir en señalar posibles problemas o aprobar pagos.
Otra potente función de la aplicación de cuentas a pagar es su sincronización con su software de contabilidad, como QuickBooks. TROY FlexPay se integra perfectamente con las soluciones QuickBooks Desktop y Online para asegurar sus opciones de pago. La centralización, automatización y sincronización con QuickBooks le garantiza la eliminación de aproximadamente el 60% del tiempo dedicado a la gestión de los procesos de cuentas a pagar.
Optimice y asegure sus pagos con cheque con TROY FlexPay
Ahora, no hace falta decir que algunas aplicaciones de pago, como usted probablemente ya sabe, pueden ofrecer algunas de las características mencionadas anteriormente, pero aquí es donde TROY FlexPay difiere. La aplicación unifica el uso y la creación de cheques digitales o cheques físicos para realizar el pago a la vez que asegura todo el proceso.
Una característica clave de TROY FlexPay es su capacidad para apoyar el proceso de creación de cheques. La utilización de las funciones de pago con cheques digitales permite a su empresa vincular las cuentas bancarias de sus proveedores y crear cheques dirigidos a ellos. Con la adición de esta función, lo que se obtiene es un flujo de trabajo centralizado que muestra: la factura del proveedor, el importe a pagar, la cuenta del proveedor y el cheque dedicado al pago en una ventana o página y en tiempo real. También puede optar por crear cheques físicos seguros utilizando la aplicación para imprimir cheques en blanco cuando lo necesite.
El proceso de pago y creación de cheques también viene con seguridad para garantizar que los malos actores no aprovechen ninguna laguna informática para estafar a su empresa. Estas funciones de seguridad incluyen la autenticación de 2 factores y la verificación de microdepósitos que reducen el fraude con cheques y pagos.
TROY FlexPay une el mundo de la impresión digital y física de cheques para darle a usted y a sus proveedores la opción de decidir qué estructura u opción de pago prefieren. Estamos orgullosos de apoyar a las pequeñas y medianas empresas para facilitar sus desafíos de cuentas por pagar y la aplicación TROY FlexPay se construye aprovechando nuestras décadas de experiencia en la simplificación y seguridad de los procesos de pago. Puede probar TROY FlexPay hoy de forma gratuita antes de decidirse. Las PYMES disponen de una opción de prueba gratuita de 30 días para familiarizarse con sus funciones.
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