¿Pueden clasificarse sus cuentas por pagar como pagos entre empresas (B2B)? La respuesta es sí. Sus vendedores o proveedores dirigen negocios propios y sus pagos de facturas entran en la categoría B2B. Con esto fuera del camino, los pagos B2B alcanzaron la marca de 113 billones de dólares en 2023 y se espera que siga aumentando a medida que pasen los años. Sin embargo, la realización de transacciones por valor de 113 billones de dólares no se produce sin contratiempos. El 65% de las empresas experimentaron fraude financiero en 2023.
Las estadísticas mencionadas demuestran que, con el aumento de las transacciones B2B, surge la necesidad de implantar procesos seguros para eliminar el fraude. Sin embargo, es importante tener en cuenta que hoy nos centramos en las mejores prácticas para implementar su proceso de cuentas por pagar. Por lo tanto, es justo destacar los otros retos a los que se enfrentan las empresas en el cumplimiento de las facturas, aparte del fraude.
Retos del proceso de cuentas por pagar
- Introducción manual de datos - ¿Cómo recibe sus facturas? ¿Por correo postal o por correo electrónico? La mayoría de las PYME experimentan un poco de ambas formas debido a las preferencias de sus proveedores. Si su empresa entra dentro de esta categoría, entonces entiende los retos asociados con la búsqueda de sus órdenes de compra, la conciliación de cuentas y la realización de pagos utilizando lápiz y papel.
El proceso de cotejar facturas a mano o manualmente requiere mucho trabajo y es propenso a errores. También es alta la posibilidad de que la factura de un proveedor se omita al efectuar los pagos.
- Seguimiento de las facturas - Las facturas físicas son fáciles de perder, por mucho cuidado que se tenga con el almacenamiento de los registros financieros. Una vez que se pierde una factura, es probable que se olvide de ella o que tenga que llamar al proveedor para que le vuelva a enviar otra copia. En caso de que olvide efectuar el pago, esto podría perjudicar su relación comercial con los proveedores. También podría ser visto como una señal de alarma por posibles inversores.
- Seguridad contra el fraude - Al igual que el seguimiento de las facturas de sus proveedores es crucial para el proceso de cuentas a pagar, la protección activa contra el fraude es igual de importante. Con el gran número de cheques impresos utilizando software de cuentas por pagar obsoleto, es importante proteger la información de su cuenta imprimiendo cheques en blanco y utilizando el software más actualizado, para que haya menos riesgo en caso de robo de cheques, lavado de cheques o piratería informática.
4 mejores prácticas para asegurar y optimizar su proceso de cuentas por pagar
- Aborde los puntos débiles con tecnología - ¿Con cuál de los retos anteriores tiene que luchar su empresa? Si se trata de uno de ellos o de una combinación de los mismos, la transformación digital de sus procesos de cuentas por pagar aliviará la mayoría de sus retos. En este caso, las soluciones de transformación digital se refieren al software de cuentas por pagar con capacidad para capturar sus facturas en un panel centralizado. La centralización resuelve los problemas de cotejo de datos, reduce la posibilidad de olvidar facturas u órdenes de compra y simplifica el proceso de conciliación de cuentas. También puede optar por aprovechar la tecnología para mejorar y proteger sus procesos de pago. Procesos de pago como ACH, ETF o cheques le ofrecen opciones para satisfacer los requisitos específicos de sus proveedores.
- Integrar las soluciones de cuentas a pagar con el software de contabilidad - Los software de contabilidad, como QuickBooks, son excelentes herramientas de captura de datos financieros que permiten mantener registros actualizados. Sin embargo, están diseñados para soportar una amplia gama de procesos financieros, como nóminas, creación de estados financieros, pago de impuestos, etc., pero tienen funciones limitadas para agilizar el proceso de cuentas a pagar. Por supuesto, pueden almacenar los datos de sus proveedores, facturas u órdenes de compra, pero necesitará un software de cuentas a pagar para la conciliación, el análisis y el pago. Por lo tanto, elegir una cuenta a pagar que se integre con su software de contabilidad le ayudará a agilizar sus procesos de pago a proveedores. Esta lista de comprobación le ayudará a tomar la decisión correcta.
- Cuantificar los beneficios de invertir en tecnología - Esta buena práctica está dirigida a los contables, al departamento de contabilidad y a cualquier empleado encargado de las cuentas a pagar que deba informar de los progresos a los responsables de la toma de decisiones. Su capacidad para cuantificar el retorno de la inversión del uso de un software de cuentas por pagar garantizará el apoyo continuo de las partes interesadas. Los beneficios que hay que tener en cuenta incluyen ventajas tangibles e intangibles. Asegúrese de mostrar cómo reduce las horas-hombre dedicadas a gestionar el proceso de cuentas por pagar, elimina errores, automatiza la conciliación de cuentas, optimiza los cálculos y optimiza la relación de la empresa con los proveedores.
- Conseguir que todo el mundo se ponga de acuerdo - Los responsables de la toma de decisiones que introducen el uso de soluciones de cuentas por pagar en una empresa también tienen sus responsabilidades. Estas responsabilidades incluyen convencer a los empleados o contables de que el uso de software de cuentas por pagar facilitará estas actividades permitiéndoles centrarse en otras cosas. Integrar con éxito el software de cuentas a pagar es una inversión que reporta beneficios recurrentes.
Los próximos pasos
Sin un software de cuentas a pagar, su empresa no puede aplicar estas mejores prácticas y aprovechar las ventajas de la digitalización y la automatización. Por lo tanto, el paso final para optimizar las cuentas por pagar comienza con la implementación de un software que alivie los desafíos de su empresa. TROY FlexPay es un software de cuentas a pagar llave en mano creado con las herramientas y funciones para resolver sus puntos débiles. Regístrese sin coste o solicite una demostración aquí.
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