Cómo imprimir cheques con QuickBooks y TROY FlexPay en 5 sencillos pasos

Los cheques han sido durante mucho tiempo un método popular de pago entre empresas, ya que ofrecen una forma tangible y rastreable de transacción. Sin embargo, a medida que avanza la tecnología, también lo hacen los riesgos asociados a los pagos con cheques tradicionales. Las actividades fraudulentas dirigidas a los cheques se han vuelto más sofisticadas, lo que ha llevado a las empresas a buscar soluciones seguras y cómodas.

Tradicionalmente, los usuarios deIntuit QuickBooks se han limitado a imprimir cheques en cheques preimpresos, lo que puede exponer datos financieros confidenciales a posibles robos. En esta entrada de blog, exploraremos cómo la integración de TROY FlexPay con QuickBooks permite a los usuarios imprimir directamente en cheques en blanco, e iremos paso a paso en el proceso de cómo imprimir cheques con QuickBooks y TROY FlexPay en 5 sencillos pasos.


 

Los cheques siguen dominando las transacciones B2B

No es ningún secreto que estamos avanzando hacia un panorama cada vez más digital en lo que respecta a los pagos, pero los cheques siguen siendo una forma de pago común y ampliamente aceptada en el mundo empresarial. Alrededor del 40% de los pagos B2B se siguen efectuando con cheques, y el 81% de las empresas siguen utilizándolos de alguna forma. ¿Por qué?


Pagar con cheque tiene muchas ventajas. Para la mayoría de las empresas, los cheques proporcionan un rastro de papel exhaustivo que es mucho más fácil de rastrear que los pagos por transferencia. Y no olvidemos lo obvio: los cheques son aceptados por la mayoría de las empresas. En algunos casos, las empresas no pueden aceptar ninguna otra forma de pago porque no han adoptado ningún método de transacción digital; en otros casos, puede ser mucho más fácil para una empresa aceptar un cheque a la antigua usanza que establecer un sistema completamente nuevo de aceptación y aplicación de su efectivo.



Si usted es propietario de una pequeña empresa y tiene que hacer malabarismos con las responsabilidades de las operaciones diarias y la gestión del flujo de caja, es fundamental que no considere los pagos a proveedores como algo secundario. Es esencial estar preparado para emitir cheques físicos a los proveedores que prefieran este método de pago. Aunque QuickBooks ofrece la comodidad de imprimir cheques directamente o a través de varias integraciones, es importante tener en cuenta que esta funcionalidad suele estar limitada a cheques preimpresos, lo que introduce una consideración adicional. 

Peligros de utilizar cheques preimpresos 

Las existencias de cheques preimpresos pueden explicarse por sí mismas; los cheques preimpresos suelen incluir información confidencial como el número de cuenta, el número de ruta y otros detalles impresos en la línea MICR (reconocimiento de caracteres de tinta magnética). Esto puede parecer inofensivo, pero con la amenaza de fraude de cheques en aumento, duplicándose desde 2021 a 680,000 casos reportados, es posible que desee pensar en tener una mejor seguridad para sus pagos cuando imprima cheques desde QuickBooks. El uso de cheques preimpresos plantea amenazas significativas, ya que estos documentos pueden ser fácilmente interceptados por malos actores, lo que lleva a un acceso no autorizado y un posible fraude.

Si gestiona varias empresas o una empresa con varias cuentas corrientes, el problema es aún mayor si utiliza cheques preimpresos. Corre el riesgo de imprimir en la chequera equivocada y retirar dinero de la empresa o cuenta equivocada, por no mencionar el inconveniente de tener que cambiar la chequera en la impresora para cada cheque impreso.

 

TROY FlexPay y QuickBooks: Su solución al stock de cheques preimpresos 

Sí, sabemos que es mucho para asimilar, pero no se preocupe, la solución está con TROY FlexPay.

Los propietarios de pequeñas empresas que se encuentran gastando excesivo tiempo y dinero, al mismo tiempo que aumentan inadvertidamente el riesgo de fraude mediante el uso de cheques preimpresos, ahora tienen una solución eficiente a su alcance: la plataforma TROY FlexPay.

Como proveedor de soluciones de QuickBooks, TROY ofrece TROY FlexPay, una integración innovadora de QuickBooks para la automatización de cuentas a pagar que le permite no sólo agilizar su proceso de pago de facturas, sino que le ofrece una guía para imprimir cheques con QuickBooks en blanco. Con TROY FlexPay, puede personalizar los cheques de su empresa sin problemas. Además de imprimir líneas MICR en papel en blanco, puede incorporar sin esfuerzo el logotipo y la firma digital de su empresa, proporcionando un toque seguro y personalizado a sus cheques. ¿Siente curiosidad por el proceso? Permítanos profundizar en los detalles.

 

Cómo imprimir cheques con QuickBooks y TROY FlexPay en 5 sencillos pasos 

Paso 1: Sincronice sus datos de QuickBooks con TROY FlexPay.  

Es tan sencillo como pulsar un botón. Sólo tienes que ir a la pestaña de configuración dentro de TROY FlexPay, y hacer clic en "Apps". Una vez allí, simplemente haga clic en "Conectar con QuickBooks" y siga los pasos.

Paso 2: Configure su perfil de empresa con el logotipo de su empresa.  

Una vez sincronizado con QuickBooks, vaya a la sección "Perfil de empresa" de la barra de herramientas. Desde allí, puede introducir el nombre de su empresa, el nombre de su principal punto de contacto y cargar el logotipo de su empresa para que aparezca en su cheque.

Paso 3: Rellene los datos de su cuenta.  

Después de cargar el logotipo de su empresa, deberá cargar su firma digital. Vuelve a la sección "Configuración" de la barra de herramientas y haz clic en la pestaña "Cuentas bancarias". Una vez allí, puede rellenar toda la información necesaria de su cuenta, incluyendo el nombre de su empresa, la dirección, el nombre y la ubicación de su banco, y su número de cuenta y de ruta.

Paso 4: Cargue su firma digital.  

Desde la misma pestaña de cuentas bancarias, puedes subir una foto de tu firma para imprimirla en tus cheques.  

Paso 5: Vea su muestra de cheque. 

Desde la misma pestaña de configuración, vaya a la pestaña "Métodos de pago". Selecciona "Imprimir tu propio cheque". Desde ahí, desplázate hacia abajo y elige "imprimir un cheque de muestra" en el menú desplegable. Antes de imprimir, asegúrese de que todo se ve bien viendo su cheque de muestra. Para ello, haga clic en el botón situado justo al lado del menú desplegable.  

La solución integral de impresión de cheques de TROY 

Por supuesto, para imprimir cheques físicamente, necesitará algo más que un software de contabilidad y, una vez más, TROY está aquí con la solución. TROY ha liderado el camino de la seguridad de cheques y documentos durante más de 60 años con una suite de productos de impresión segura de cheques. Para imprimir cheques en blanco de forma segura desde su oficina, necesitará la solución integral de TROY, que incluye:  

Tóner MICR Seguro: El tóner MICR Secure patentado por TROY es el único tóner MICR que protege activamente contra técnicas de fraude como el lavado de cheques. Cualquier cheque impreso con MICR Toner Secure se tiñe de rojo si se intenta cualquier alteración química, lo que lo convierte en el tóner más resistente al fraude del mundo.

Impresoras MICR HP de TROY: Nuestra asociación OEM de 30 años con HP nos convierte en la única empresa autorizada para mejorar las impresoras HP seguras con las características y la seguridad necesarias para la impresión de cheques MICR. Las impresoras TROY HP MICR incorporan tecnología de posicionamiento exacto, para que sus líneas MICR se impriman siempre en el espacio correcto, detección de tóner para que nunca imprima cheques sin MICR, y mucho más.  

Integre TROY FlexPay con QuickBooks para una gestión total de las cuentas a pagar

A medida que las empresas se esfuerzan por adaptarse al panorama en constante evolución de las transacciones financieras, la seguridad pasa a ser primordial. La integración de TROY FlexPay con QuickBooks ofrece una solución que no sólo ofrece un proceso completo y sencillo de cómo imprimir cheques con QuickBooks, sino que también proporciona la comodidad y flexibilidad que exigen las empresas modernas. Al aprovechar esta tecnología innovadora en el stock de cheques en blanco, las empresas pueden mitigar los riesgos asociados a los pagos con cheques tradicionales y adoptar un flujo de trabajo financiero más seguro y eficiente.

Para programar una demostración, visite el sitio web de TROY FlexPay