Independientemente de dónde trabajes, el mundo empresarial ha cambiado mucho en los últimos años. Las empresas de todos los sectores están experimentando una transformación digital que probablemente no esperaban.
Cada vez más personas trabajan desde casa o en una combinación de casa y oficina, a medida que el trabajo a distancia se hace más común. En 2023, el 28,2% de las personas trabajarán con un modelo híbrido, y los expertos predicen que en 2025, 32,6 millones de estadounidenses trabajarán a distancia.
Tal vez para tu función específica haya sido una transición fácil. Pero, ¿ha pensado en los retos de los trabajos que requieren imprimir cheques? ¿Y las pequeñas empresas que funcionan exclusivamente a distancia? La utilización de herramientas de automatización digital se ha vuelto más importante para estas funciones, pero ¿a quién recurren para obtener ayuda?
El sector de la impresión, a menudo considerado tradicional y resistente al cambio, se está adaptando a este panorama digital y moderno y está experimentando una notable transformación digital. Empresas como TROY Group están liderando la digitalización de sus soluciones, especialmente en el ámbito de la impresión de cheques. En esta entrada del blog, exploraremos el viaje de la transformación digital en la industria de la impresión y arrojaremos luz sobre los esfuerzos pioneros del Grupo TROY para llevar la impresión de cheques a la era digital.
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es un término amplio, pero es algo con lo que toda empresa debe familiarizarse. La transformación digital se produce cuando las empresas utilizan la tecnología digital para cambiar y mejorar su forma de trabajar y crecer. Cada empresa experimentará una transformación digital diferente: a veces significa adaptar digitalmente procesos empresariales nuevos y mejorados, o también puede centrarse en actualizar productos para ofrecer a los clientes soluciones más inteligentes y modernas. En el caso del sector de la impresión, se trata de ambas cosas.
Las dificultades manuales de la impresión de cheques
Tradicionalmente, la impresión de cheques era un proceso muy manual que implicaba exhaustivas comprobaciones de control de calidad. Este proceso no sólo consumía mucho tiempo, sino que también era susceptible de muchos riesgos. La introducción manual de datos para las distintas cuentas y los protocolos de cadena de custodia, que incluyen amplios procesos de revisión, autorización y firma, pueden provocar errores y retrasos.
Los riesgos de fraude y el elevado coste de propiedad también entran en juego a la hora de considerar la impresión de cheques, especialmente cuando se utilizan cheques preimpresos. Los cheques preimpresos utilizados en departamentos de contabilidad y bancos son un gasto costoso y un blanco fácil para los delincuentes debido a la línea MICR preimpresa en la parte inferior de los cheques, que contiene información vital de contabilidad y número de ruta.
Si un delincuente consigue hacerse con un cheque preimpreso interceptándolo a través de los extensos protocolos de la cadena de custodia, ya está a medio camino de obtener la información que necesita para estafar a una empresa mediante tácticas como el lavado de cheques o la falsificación.
¿Qué es MICR?
MICR es una abreviatura de Magnetic Ink Character Recognition (reconocimiento de caracteres de tinta magnética ) y es un aspecto importante en el ámbito de la impresión de cheques. MICR es especial en muchos sentidos, en primer lugar porque contiene tinta magnética que permite la lectura mecánica.
Con MICR, los bancos no tienen que utilizar la introducción manual de datos para procesar los cheques. La línea MICR se imprime con tinta o tóner MICR, lo que permite un procesamiento más rápido. De hecho, la ABA, la ANSI y la CPA exigen a las empresas que impriman los cheques con MICR. De lo contrario, las empresas incurrirán en penalizaciones o rechazos.
Transformación digital: Mantener el equilibrio entre lo impreso y lo digital
Que estemos en 2023 y vivamos en una era automatizada no significa que los cheques y el MICR vayan a desaparecer. En 2023, los cheques impresos siguen necesitando MICR, y particulares y empresas de todo el mundo siguen utilizando cheques como principal forma de pago. De hecho, el 81% de las empresas siguen utilizando cheques en papel en sus transacciones B2B diarias por muchas razones, como su fácil seguimiento en papel o porque determinados proveedores no están configurados para pagos ACH.
Entonces, ¿cómo actualizamos la impresión de cheques MICR y las transacciones B2B al panorama digital moderno, en el que las empresas se mueven más rápido y se adaptan a entornos de trabajo remotos? Gestionar desde casa el stock de cheques preimpresos para varios clientes diferentes no es lo ideal, por no mencionar que los protocolos de la cadena de custodia se vuelven más difíciles de seguir cuando se está fuera de la oficina. La solución es un innovador software de impresión de cheques.
El software de impresión de cheques y la automatización de cuentas por pagar es el futuro de la impresión de cheques para departamentos de contabilidad, bancos, oficinas de seguros, - en realidad, cualquier industria que se le ocurra que necesite imprimir cheques en 2023. Al integrarse con la nube, la impresión de cheques se puede realizar de forma remota, lo que reduce en gran medida los protocolos de cadena de custodia necesarios para los cheques, al tiempo que aumenta la producción de impresión y reduce los errores, los riesgos de fraude y los costes de las existencias de cheques preimpresos y el mantenimiento de software obsoleto.
Soluciones de software de impresión de cheques del Grupo TROY
Por suerte, el Grupo TROY es experto tanto en impresión de cheques MICR como en soluciones innovadoras de software de impresión de cheques, creando lo mejor de ambos mundos para las empresas que hacen negocios a través de cheques pero necesitan adaptarse a entornos más inteligentes, rápidos y cambiantes. TROY lleva 60 años desarrollando soluciones para la impresión segura de cheques y no pierde el tiempo creando soluciones para un entorno digital, pero seguro.
Software de impresión de cheques:
El enfoque del Grupo TROY en la transformación digital es evidente en su desarrollo de un software de impresión de cheques de última generación basado en la nube. Este software no solo simplifica el proceso de impresión de cheques, sino que también mejora la seguridad de los documentos. Al ofrecer detección de fraude en tiempo real y fácil integración con impresoras MICR seguras, el software de TROY ayuda a las empresas a protegerse contra el fraude de cheques, una preocupación común en la industria de la impresión. Las soluciones de TROY incluyen opciones para empresas de todos los tamaños y pueden ser específicas para diferentes funciones.
- TROY FlexPay: TROY FlexPay es un innovador software de automatización de cuentas a pagar de TROY que permite a los propietarios de pequeñas empresas que utilizan QuickBooks pagar a sus proveedores como quieran. Después de una perfecta integración con sus cuentas de QuickBooks, los usuarios pueden utilizar la plataforma intuitiva de FlexPay para pagar a los proveedores, ya sea por ACH, cheque digital, un servicio de cumplimiento de cheques, o imprimir sus propios cheques al stock de cheques en blanco, todo desde una plataforma segura.
- TROY AssurePay Check: AssurePay Check es el software de impresión de cheques basado en la nube de TROY para medianas y grandes empresas. Con seguridad de software integrada y la capacidad de cargar lotes de cheques e imprimir en múltiples ubicaciones, las empresas de todo tipo pueden ampliar su impresión de cheques utilizando AssurePay Check, ahorrando tiempo y dinero en el proceso.
- TROY AssurePay Teller: AssurePay Teller es un software de impresión de cheques basado en la nube diseñado específicamente para cajeros que trabajan en bancos o cooperativas de crédito. AssurePay Teller permite a los cajeros reducir los tiempos de espera de los clientes imprimiendo cheques de caja, cheques de gerencia y recibos de depósito, todo ello desde el software AssurePay Teller al que se puede acceder a través de la nube, lo que permite a los profesionales de la banca dejar en el pasado los anticuados puestos de cajero.
La transformación digital del sector de la impresión es un viaje apasionante lleno de oportunidades para aumentar la eficiencia, reducir los costes y mejorar la seguridad. La dedicación de TROY Group a la digitalización de sus soluciones de seguridad para la impresión de cheques es un testimonio de su compromiso por ayudar a las empresas a adaptarse al cambiante panorama de la seguridad de documentos y cheques.
Software de impresión de cheques: La transformación digital que su empresa necesita
En un mundo en el que la necesidad de soluciones de impresión de documentos y cheques seguras, eficientes y personalizables es mayor que nunca, el enfoque innovador de TROY Group está liderando el camino. Al adoptar la transformación digital, el sector de la impresión está evolucionando, y TROY Group está a la vanguardia, garantizando que las empresas puedan imprimir cheques y documentos de forma segura en la era digital.
Visite la página de soluciones de TROY para obtener más información sobre nuestras exclusivas y modernas soluciones de impresión de cheques.
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