Cuentas a Pagar 101: Introducción a los pagos digitales y automatizados

Las cuentas por pagar son un importante indicador del flujo de caja que permite conocer la salud financiera de una empresa. Su importancia es la razón por la que todo contable, propietario de una pequeña empresa o empresario debería entender qué es y cómo gestionar el proceso. Este blog ofrece una guía completa:

● El proceso de cuentas a pagar
● Cómo calcular, prever y conciliar las cuentas a pagar
● La importancia de la digitalización y la automatización para las cuentas a pagar y
● Herramientas para agilizar y simplificar las cuentas a pagar.

Presentación de Cuentas por Pagar

Las cuentas a pagar hacen referencia a todos los gastos de su empresa, excepto las nóminas. Consiste en sus compromisos financieros con cada vendedor o proveedor de bienes y servicios de su empresa. Por lo general, estos compromisos financieros se refieren a facturas de bienes o servicios que aún no se han pagado. Por lo tanto, las facturas que su empresa paga inmediatamente para recibir los artículos no cuentan como entradas de cuentas a pagar.

Junto con las nóminas, los asientos de cuentas a pagar no incluyen impuestos, prestaciones a los empleados y otros pagos compensatorios. Se centra únicamente en las facturas recibidas de vendedores y proveedores. El proceso de cuentas a pagar se refiere a las actividades asociadas con la realización de pedidos, la recepción de facturas y la resolución de pagos de facturas. Este proceso puede clasificarse en 4 actividades importantes:

1. Realización de pedidos
2. Recepción de pedidos realizados
3. 3. Recepción de facturas
Pagar la factura y conciliar los registros contables.

Aunque los dos primeros se explican por sí solos, es importante destacar las actividades en las que consisten los dos últimos procesos. Las facturas se reciben de diversas formas dependiendo de su relación con los proveedores y sus procesos de facturación. Las facturas pueden enviarse por correo electrónico o por correo postal. Por lo tanto, deben recogerse adecuadamente para resolver de forma óptima sus responsabilidades de cuentas por pagar. Una vez recogidas, cada factura debe compararse con los documentos que rodean la transacción, como extractos, entregas, etc. Esto garantiza que se realicen los pagos precisos en el plazo estipulado para mejorar las relaciones comerciales con los proveedores y ampliar su línea de crédito. 

Cálculo y previsión de cuentas por pagar

El proceso convencional para calcular las cuentas a pagar requiere mucho tiempo y trabajo. Por ejemplo, la empresa ABC compró mercancías a 50 empresas durante un periodo contable de tres meses. Para calcular con precisión sus cuentas por pagar, ABC debe cotejar sus facturas para calcular cuánto necesita pagar al final de la ventana de pago. 

La regularidad con la que ABC efectúa los pagos de sus cuentas por pagar también puede utilizarse para calcular su ratio de rotación de cuentas por pagar (RCCP). El ratio de rotación proporciona a la empresa y a los inversores una visión del flujo de caja de la empresa y de la regularidad con la que cumple sus obligaciones financieras. Para calcular el ratio de cuentas a pagar deben conocerse unos parámetros específicos. Estos incluyen: saldo inicial de cuentas a pagar (BAP), total de compras de suministros (TSP) y saldo final de cuentas a pagar (EAP). Por ejemplo, ABC: 

● BAP - $10K
● TSP - $40K
● EAP - $12K
● Ratio de rotación de cuentas a pagar - TSP / (BAP + EAP) / 2 = 40K / (10K + 12K) / 2 = 1.8

Esto significa que los pagos de las cuentas a pagar de ABC se realizaron aproximadamente dos veces en tres meses. Una disminución en el ratio de rotación de ABC para el siguiente trimestre significa que la empresa está tardando más en pagar a sus proveedores y que podría estar pasando apuros financieros o que ha actualizado su estructura de pagos con los proveedores. Un aumento en el ratio significa que la empresa está pagando a sus proveedores a un ritmo más rápido y puede estar financieramente saneada. 

Para prever la capacidad de ABC para hacer frente a sus obligaciones de cuentas por pagar, se pueden utilizar los datos históricos del ratio de rotación. Si el ratio de rotación de la empresa es constante en 1,8 cada tres meses de 90 días, el número medio de días que se tarda en cumplir con las facturas es - 90 días/1,8 de rotación = 50 días. Esto significa que ABC tarda una media de 50 días en pagar a sus proveedores. 

Los datos históricos de las cuentas a pagar sirven de base para prever la capacidad de pago futura de una empresa. Esta información también puede aprovecharse para planificar los pagos futuros a proveedores con el fin de aumentar la confianza, eliminar los retrasos en los suministros y deducir el impacto del aumento de las demandas de los clientes en el flujo de caja.

Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar

Junto con las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar también sirven como indicador crucial del flujo de caja y del estado de salud de su empresa. Como se ha definido anteriormente, las cuentas por pagar se centran en sus obligaciones financieras con los vendedores o proveedores de bienes y servicios. Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que se debe a su empresa por los servicios o bienes que proporciona.

Aunque las empresas dependen de diversas fuentes de efectivo para hacer frente a las cuentas por pagar, el importe recibido de las cuentas por cobrar se utiliza generalmente para pagar las facturas. En un escenario ideal, una empresa sana es aquella que utiliza el dinero de las cuentas por cobrar para hacer frente a sus obligaciones de cuentas por pagar, nóminas y costes operativos recurrentes sin recurrir a otras fuentes de fondos. 

Optimizar el proceso de cuentas a pagar con la automatización

Cotejar manualmente cientos de facturas enviadas electrónica o físicamente y revisarlas antes de efectuar los pagos es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores. En muchos casos, depender de procesos físicos da lugar a impagos, lo que reduce la confianza entre el proveedor y el destinatario. Afortunadamente, existen aplicaciones de software que automatizan el proceso de cuentas a pagar. Estas aplicaciones proporcionan a su empresa una única fuente de información para cotejar facturas, conciliar cuentas, automatizar cálculos, realizar pagos y almacenar datos para su uso futuro. 

Una plataforma de contabilidad única y centralizada agiliza su proceso contable mediante la digitalización. En primer lugar, elimina la tediosa introducción de datos, suprime los procesos basados en papel y genera un proceso de auditoría digital que reduce los errores humanos. Un ejemplo es QuickBooks. Las empresas utilizan QuickBooks Online y Desktop para racionalizar los requisitos de contabilidad y teneduría de libros dentro de una plataforma centralizada. QuickBooks también se utiliza para almacenar datos de transacciones financieras que forman la base del proceso de cuentas a pagar de una empresa, la gestión de nóminas y el análisis del flujo de caja.

El software de cuentas a pagar más avanzado aprovecha la información transaccional que almacena QuickBooks para automatizar el proceso de cuentas a pagar. Estas aplicaciones se integran con QuickBooks para acceder únicamente a la información crucial de las cuentas a pagar, como facturas, pedidos realizados y pedidos recibidos, para iniciar el proceso. Utilizando los datos de QuickBooks, la aplicación automatiza el proceso de auditoría y cálculo para proporcionar un único cuadro de mando de las obligaciones de cuentas a pagar de la empresa. 

El software avanzado de cuentas a pagar lleva el proceso un paso más allá al ofrecer a su empresa diversas opciones de pago para cumplir con las facturas. Estas opciones pueden incluir el uso de transferencias electrónicas, cheques electrónicos y cheques físicos seguros en función de los requisitos de pago de cada proveedor. 

Por qué los contables experimentados y las empresas de éxito eligen TROY FlexPay

Las estadísticas demuestran que el 70% de las empresas con procesos de cuentas por pagar inadecuados quiebran. Por ello, las pequeñas y medianas empresas necesitan datos financieros precisos para tener éxito. TROY FlexPay proporciona un software llave en mano para automatizar, agilizar y gestionar el proceso de cuentas a pagar. La aplicación funciona con QuickBooks para permitirle pagar sus facturas de la forma que usted y sus proveedores prefieran. Las opciones de pago de facturas incluyen el uso de EFT, ACH y cheques físicos para cumplir con sus obligaciones de cuentas por pagar. 

Además de los beneficios financieros, las PYMES que utilizan TROY FlexPay para digitalizar y agilizar sus procesos de cuentas a pagar obtienen ventajas intangibles adicionales que incluyen:

● Relaciones optimizadas entre proveedores y destinatarios: La personalización de las opciones de pago para satisfacer los diversos requisitos de cada proveedor reafirma su posición como empresa fiable y reputada desde la perspectiva de sus proveedores.

● Anticipar las capacidades y necesidades de los proveedores: El uso de datos históricos para determinar cuándo los proveedores cumplen con los pedidos y prefieren recibir los pagos permite a su empresa ser un mejor cliente para los proveedores. Comprender las capacidades de un proveedor también garantiza que puedas personalizar tus mayores demandas en función de su capacidad de fabricación y entrega. Esto también ayuda a su empresa a evitar problemas relacionados con el suministro.

● Aproveche los datos de referencia: El análisis de los datos históricos de las cuentas por pagar con respecto a tendencias como el aumento de las demandas de los clientes permite a su empresa prever el impacto de las tendencias en su capacidad para cumplir con sus obligaciones de cuentas por pagar. 

Para obtener más información sobre cómo agilizar y simplificar las cuentas a pagar, visite la página TROY FlexPay o hable hoy mismo con un representante de TROY Group.