3 pasos rápidos para agilizar su proceso de cuentas a pagar

La necesidad es la madre de la invención. En años anteriores, la gestión de los procesos de cuentas a pagar era una pesadilla debido a los problemas que planteaba cotejar las facturas y realizar pagos seguros a los proveedores. Esta tarea tan laboriosa resultaba tan complicada que aproximadamente el 80% de las pequeñas y medianas empresas (PYME) tenían dificultades para cumplir sus obligaciones financieras. Por desgracia, las estadísticas demuestran que la mayoría de las PYMES que tienen problemas con la gestión de las cuentas a pagar quiebran. Para ayudar a su PYME a navegar con éxito el proceso de cuentas por pagar, este blog discutirá:

• Los retos a los que se enfrentan las PYME con las cuentas a pagar.
• La solución TROY FlexPay.
• Digitalice y agilice su proceso de cuentas a pagar con la aplicación TROY FlexPay.

El dilema de las cuentas a pagar

¿Cómo recibe su empresa las facturas? ¿A través del buzón, por correo electrónico o en mano? Independientemente del método de entrega, la responsabilidad de garantizar que las facturas no se olviden o se extravíen recae sobre sus hombros. El dilema entre elegir el mejor modo de recepción de facturas para su empresa y el modo de entrega de facturas preferido por sus proveedores es sólo uno de los retos a los que se enfrentan las PYMES con las cuentas por pagar. Las facturas recibidas deben inspeccionarse y compararse con los presupuestos antes de enviar el pago.

Los pagos también plantean dificultades. Algunos proveedores pueden optar por opciones de pago electrónico, otros pueden preferir cheques digitales, mientras que algunos prefieren recibir cheques físicos. Por lo tanto, hay que recordar el método de pago que prefiere cada proveedor y asegurar el proceso de pago a la hora de cumplimentar las facturas.

Digitalizar el proceso de cuentas a pagar es el primer paso para sustituir las copias físicas de sus facturas por registros digitales indestructibles. La digitalización simplifica el mantenimiento de registros para futuras consultas, proporciona una visión centralizada de todo el proceso de cuentas a pagar de su organización y añade capas de seguridad adicionales para proteger la empresa. La aplicación TROY FlexPay es una potente herramienta de digitalización de cuentas a pagar que le permite aprovechar la automatización para reducir costes, trabajar de forma eficiente y eliminar el fraude con cheques.

Primeros pasos con TROY FlexPay

La invención del ordenador ahorró a la humanidad miles de horas de trabajo e inauguró la era de la información. El cambio de paradigma que las soluciones digitalizadas aportan al proceso de cuentas a pagar puede compararse con el impacto de los ordenadores. Al utilizar la aplicación TROY FlexPay, puede eliminar el papeleo y obtener información sin precedentes en tiempo real sobre las obligaciones de los proveedores de su empresa. La visión empresarial que proporciona TROY FlexPay garantiza que las facturas se puedan cobrar, auditar y pagar en un tiempo récord.

Puede obtener información en tiempo real y automatizar el proceso de cuentas a pagar siguiendo estos 3 rápidos pasos:

1. Creación de una cuenta y vinculación con Quick Books - TROY FlexPay es una innovadora solución de cuentas a pagar que se integra tanto con QuickBooks Desktop como Online para pagar sus facturas. El proceso de creación de la cuenta y de integración con QuickBooks es perfecto. Usted puede comenzar con la creación de una cuenta utilizando el enlace aquí. Tenga en cuenta que puede beneficiarse de una prueba gratuita de 30 días al abrir su cuenta.

Una vez creada, el siguiente paso es vincular la aplicación con su cuenta de QuickBooks. Para ello:

• Vaya a la página de configuración.
• Haga clic en "aplicaciones" y elija su versión de QuickBooks (Desktop u Online).
• Haga clic en "Vincular a QuickBooks" e introduzca sus datos de acceso a QuickBooks.
• Una vez conectado, podrá ver sus facturas y la información de pago correspondiente.

También puedes optar por gestionar tus cuentas a pagar capturando los pagos de tus facturas en la app TROY FlexPay o introduciendo los datos de los proveedores si no utilizas QuickBooks.

2. Realización de pagos - El acceso a QuickBooks proporciona un esquema claro de todo el proceso de facturación y usted y su proveedor pueden decidir la opción de pago preferida. TROY FlexPay le ofrece múltiples opciones para cumplir con sus obligaciones de pago. Estas opciones incluyen el pago a través de cheques digitales, transferencias bancarias, pagos ACH, o la impresión de su propio cheque.

Estas opciones garantizan la versatilidad y la seguridad necesarias para efectuar pagos a proveedores. Las funciones de seguridad incluyen autenticación de usuario multifactor, personalización de cheques y herramientas de autorización para reducir el riesgo de fraude. Una vez realizado el pago, TROY FlexPay almacena de forma intuitiva el historial de pagos y los datos para simplificar futuros pagos.

3. Gestión de pagos recurrentes - Una relación exitosa con un proveedor es aquella que viene acompañada de entregas y pagos recurrentes. TROY FlexPay aplica la automatización para almacenar datos y proporcionar visibilidad de los patrones de pago anteriores. Por lo tanto, el pago se agiliza a medida que la aplicación le ayuda con la comprobación de los precios de inventario, el cálculo del coste total, y le recuerda acerca de los próximos pagos. Las notificaciones de cuentas a pagar que reciba garantizarán que su organización no vuelva a perder un pago. Esto le ayudará a establecer relaciones satisfactorias con múltiples proveedores.
   
   

Agilice su proceso de cuentas por pagar en cuestión de minutos

El futuro de la gestión de los procesos de cuentas a pagar es digital. TROY FlexPay simplifica ese proceso utilizando 3 sencillos pasos para configurar un proceso de pago y mantenerlo. Con la aplicación, la configuración y el proceso de pago se pueden completar en menos de un minuto, como se muestra en esta demostración Puede empezar por registrarse hoy o solicitar una demostración para ver cómo TROY FlexPay transforma digitalmente su proceso de cuentas por pagar en cuestión de minutos.