Un gran sindicato de contratistas y constructores utiliza las soluciones AssurePay Check y TROY MICR para ganar eficacia y productividad en sus procesos de impresión de cheques.

El desafío

El cliente se enfrentaba a varios obstáculos operativos en su proceso de cuentas a pagar. El equipo dependía de una impresora de cheques de alimentación por agujas obsoleta que utilizaba formularios preimpresos, un método cada vez menos fiable. El software de impresión de cheques que utilizaban no sólo era antiguo y carecía de soporte, sino que además era demasiado complejo, lo que provocaba frecuentes interrupciones.

Sin la posibilidad de recibir actualizaciones ni una asistencia técnica adecuada, el departamento de cuentas a pagar se esforzaba por mantener el sistema en funcionamiento. Las constantes averías de la impresora MICR de alimentación por agujas complicaban aún más las cosas, provocando cuellos de botella e ineficiencias en el flujo de trabajo.

Estos retos dejaron claro que una actualización no sólo era beneficiosa, sino necesaria para que el departamento funcionara con eficacia.

La solución

El Analista Programador del cliente dirigió la búsqueda de una solución más fiable y eficaz.

Inicialmente, consideró varias opciones, incluida la actualización de su impresora de agujas existente y el uso de otro software comercial de impresión de cheques. Sin embargo, muchas de estas alternativas exigían el uso continuado de formularios preimpresos, carecían de funciones de impresión MICR sólidas o no ofrecían la flexibilidad basada en la nube que buscaban. El objetivo era encontrar una solución que pudiera gestionar a la perfección las necesidades de software y hardware.

Tras evaluar las opciones en línea, descubrió que AssurePay Check de TROY destacaba por su interfaz fácil de usar, sus capacidades en la nube y sus sólidas funciones de seguridad, que facilitan la gestión y la impresión de cheques desde cualquier lugar.

AssurePay Check junto con una impresora MICR Secure de TROY ofrecía una solución para todos los problemas que experimentaba el cliente.

✅Software Downtime: AssurePay Check ofrece a los clientes un tiempo de actividad del servicio del 99,7% con el respaldo de servidores en clúster de Microsoft Azure y servicios de alta disponibilidad, lo que garantiza que el software estará disponible para imprimir cheques.

Facilidad de uso: La interfaz de usuario de AssurePay Check permite a los responsables de cuentas por pagar y a los administradores acceder a las funciones clave del software en función de las funciones de sus usuarios. Añadir usuarios adicionales al sistema en la nube se completa en cuestión de minutos.

✅ Mejora de la eficiencia: La eliminación de hardware obsoleto y el aprovechamiento de las existencias de cheques en blanco permiten a las cuentas por pagar lograr eficiencias operativas.

"La curva de aprendizaje en AssurePay Check y la capacidad de gestionar usuarios desde un punto de vistadministrativo era prácticamente cero porque el software es muy sencillo e intuitivo. Si tuviera que crear un software de impresión de cheques basado en la nube, funcionaría exactamente así"

Resultados

Desde la implantación de AssurePay Check de TROY y las impresoras MICR de TROY, el equipo de cuentas a pagar de nuestro cliente ha experimentado una mejora significativa en la eficiencia y el flujo de trabajo general. La transición a AssurePay Check ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a los procesos manuales y ha eliminado gran parte de la carga cognitiva innecesaria asociada a su sistema anterior.

Uno de los cambios más impactantes ha sido la posibilidad de reimprimir fácilmente cheques individuales a partir de un archivo de lotes de cheques existente sin ninguna complicación. Lo que antes requería la comunicación con los miembros del equipo y una laboriosa introducción manual de datos, ahora se puede hacer prácticamente sin esfuerzo. Esta nueva simplicidad ha permitido al equipo de AP centrarse en tareas de mayor valor y reducir el estrés operativo.

Como resultado, el equipo puede ahora generar cheques más rápidamente, con menos errores e interrupciones, lo que contribuye a un proceso de impresión de cheques más fluido y fiable.