Cómo un importante distrito escolar transformó la impresión de cheques con AssurePay Check

El desafío

Cuando el software de impresión de cheques de nómina y cuentas por pagar del distrito escolar llegó al final de su vida útil, el departamento financiero se enfrentó a múltiples retos. La dependencia de un dongle USB físico para el acceso era un importante cuello de botella operativo. Además, la falta de soporte continuo del software dejaba al equipo expuesto a riesgos de seguridad y fallos técnicos.

El equipo necesitaba una nueva solución que eliminara el dongle USB, mejorara la accesibilidad y garantizara la compatibilidad del software a largo plazo. "Llevábamos demasiado tiempo trabajando con una tecnología obsoleta que afectaba a la eficacia de todo el departamento", añade el director de nóminas. "Necesitábamos algo que estuviera construido para las necesidades actuales, no para el pasado".

La solución

Tras un exhaustivo proceso de evaluación, el distrito escolar seleccionó el software AssurePay Check de TROY para sustituir su anticuada solución de impresión de cheques. La decisión estuvo motivada por la necesidad de un sistema más moderno, eficiente y seguro que eliminara los cuellos de botella operativos causados por el antiguo software. AssurePay Check ofrecía la flexibilidad del acceso remoto sin necesidad de una llave USB física, lo que supuso un alivio inmediato para los problemas logísticos a los que se enfrentaba el equipo.

El departamento financiero necesitaba una solución que pudiera agilizar su flujo de trabajo, proporcionar un procesamiento de cheques seguro tanto para las cuentas por pagar como para las nóminas y ofrecer el tipo de asistencia y actualizaciones continuas necesarias para evitar futuras situaciones de fin de vida útil. AssurePay Check cumplía todos estos requisitos y más

Acceso sin mochila USB: Una de las principales razones para seleccionar AssurePay Check fue su capacidad para eliminar la necesidad de un dongle USB. Esto ofrecía al equipo más flexibilidad, ya que les permitía acceder al sistema desde varias estaciones de trabajo e incluso de forma remota si era necesario. 

✅ Asistencia a largo plazo y alta disponibilidad: A diferencia del sistema anterior, AssurePay Check ofrecía asistencia continua, actualizaciones periódicas y alta disponibilidad garantizada. Esto dio al equipo la seguridad de que seguirían utilizando un sistema seguro y fiable en el futuro. 

Facilidad de transición: El proceso de implantación de AssurePay Check fue fluido, y el equipo de TROY proporcionó asistencia especializada para ayudar al distrito a realizar la transición sin problemas. El software se integró sin ningún tiempo de inactividad importante, lo que permitió al equipo financiero adaptarse rápidamente al nuevo sistema.

"Queríamos una solución que no sólo resolviera el problema actual, sino que también nos garantizara que no nos enfrentaríamos a otra crisis de software en el futuro. AssurePay Check nos dio esa confianza". 

Resultados

La implantación de AssurePay Check mejoró significativamente las operaciones financieras del distrito escolar. La eliminación de la llave USB permitió al equipo financiero trabajar de forma más flexible y eficiente, accediendo al sistema desde cualquier lugar sin las limitaciones anteriores. Esta nueva flexibilidad ayudó a agilizar los flujos de trabajo y a fomentar una mejor colaboración entre los departamentos.

Además, las funciones de seguridad mejoradas que ofrece AssurePay Check dieron al equipo confianza en la protección de datos financieros confidenciales, garantizando que todas las transacciones fueran seguras y cumplieran la normativa del sector.

Gracias a la asistencia permanente y a las actualizaciones periódicas del software, el distrito dejó de preocuparse por los riesgos de utilizar tecnología obsoleta o de enfrentarse a tiempos de inactividad inesperados. La transición a AssurePay Check fue fluida, con interrupciones mínimas, y el departamento financiero se adaptó rápidamente al nuevo sistema. Como resultado, la moral del equipo mejoró y el departamento funciona ahora con mayor eficacia, seguridad y confianza en sus procesos financieros.