Modernización de las operaciones financieras con AssurePay Check en el sistema universitario Texas A&M

El desafío

Gestionar las operaciones financieras de los 22 miembros del sistema de Texas A&M no era tarea fácil. Con su sistema heredado, Secure 32, la universidad se enfrentaba día a día a numerosas ineficiencias. Clint Merritt, Director Ejecutivo de Operaciones de Gestión Financiera, señaló:

"Estaba anticuado, no se basaba en la nube y nos obligaba a almacenar y mantener todo localmente. Si algo se rompía, resolverlo sin un recurso técnico se convertía en un serio obstáculo." 

Cada miembro del sistema mantenía su propia instancia independiente, lo que creaba fragmentación entre los departamentos. Melissa Ray , Subdirectora de Soporte Informático , añadió:

 "No podíamos prestar asistencia a miembros individuales del sistema cuando fallaban sus procesos de comprobación. No teníamos visibilidad ni capacidad para importar archivos en todo el sistema, lo que ralentizaba considerablemente las operaciones."

Las operaciones cotidianas resultaban especialmente engorrosas. Algunas de las ineficiencias más comunes eran la aprobación manual de cheques y la dependencia de dispositivos de seguridad físicos para las tareas de impresión. Estos problemas se veían agravados por la falta de control centralizado, lo que dificultaba la corrección de errores y el cumplimiento de las normas. 

La solución

Tras recibir una recomendación de Wells Fargo y Citibank, Texas A&M se asoció con TROY para implantar AssurePay Check, un marco centralizado basado en la nube que unificaba todas las operaciones financieras.

La implantación de AssurePay Check se realizó sin contratiempos, gracias al firme apoyo del equipo de TROY. Melissa Ray destacó su importancia:

 "Los conocimientos y la capacidad de respuesta del equipo de asistencia fueron características destacadas. Aunque dedicamos más tiempo a estandarizar las convenciones de nomenclatura y los perfiles, mereció la pena para lograr la coherencia entre los miembros del sistema." 

Al adoptar flujos de trabajo y plantillas estandarizados, Texas A&M eliminó la fragmentación, facilitando la gestión de los procesos en todos los departamentos.

Funciones como la aprobación manual de cheques y las reimpresiones se han convertido en un proceso fluido que mejora la facilidad de uso y el éxito de la incorporación de todos los usuarios. 

"Tener a todo el mundo en una sola instancia facilita mucho las cosas. Ahora la formación, la implantación y el mantenimiento son sencillos". - Melissa Ray, Subdirectora de soporte informático

Resultados

La implantación de AssurePay Check dio lugar a mejoras inmediatas y de gran alcance en las operaciones financieras de Texas A&M:

✅ Procesos optimizados : el tiempo de procesamiento de los cheques para los ocho miembros principales del sistema se redujo de hasta 4 horas a menos de 2 horas diarias, lo que resultó en un importante ahorro de tiempo.

✅ Control centralizado : La plataforma unificada permitió a los equipos de Clint y Melissa supervisar y administrar las 22 operaciones de los miembros del sistema desde una sola instancia, lo que brindó una mejor colaboración y soporte.

✅ Reducción de errores : la automatización y estandarización de plantillas redujeron los errores y aumentaron la responsabilidad, lo que fue particularmente útil para resolver problemas rápidamente cuando ocurrieron interrupciones. 

✅ Facilidad de uso : La simplicidad del sistema y la rápida respuesta de los usuarios de todos los miembros del sistema. Los campus más pequeños experimentaron mejoras significativas, mientras que los servicios compartidos para entidades más grandes se volvieron mucho más eficientes.

✅ Prevención de costos : al mantener todos los procesos internamente, Texas A&M evitó los costos más altos asociados con la subcontratación de la impresión de cheques.

La transición de Texas A&M University System a AssurePay Check demuestra el valor de la tecnología de vanguardia en la modernización de las operaciones financieras. Gracias a la mejora de la eficiencia, la reducción de errores y el control centralizado, la universidad ha optimizado con éxito los flujos de trabajo de pago para uno de los sistemas educativos más complejos y a gran escala del país. Tanto Clint Merritt como Melissa Ray destacan la fiabilidad y facilidad de uso de AssurePay Check como factores clave de su éxito, estableciendo un nuevo estándar de excelencia operativa en la enseñanza superior.

Melissa lo resumió de la mejor manera: . "Este sistema nos ha facilitado todo, desde la implantación hasta el mantenimiento continuo. Es una solución diseñada para que los equipos puedan trabajar sin problemas en todos los departamentos."