La necesidad es la madre de la invención. En años anteriores, la gestión de los procesos de cuentas a pagar era una pesadilla debido a los problemas que planteaba cotejar las facturas y realizar pagos seguros a los proveedores. Esta tarea tan laboriosa resultaba tan complicada que aproximadamente el 80% de las pequeñas y medianas empresas (PYME) tenían dificultades para cumplir sus obligaciones financieras. Por desgracia, las estadísticas demuestran que la mayoría de las PYMES que tienen problemas con la gestión de las cuentas a pagar quiebran. Para ayudar a su PYME a navegar con éxito el proceso de cuentas por pagar, este blog discutirá:
¿Cómo recibe su empresa las facturas? ¿A través del buzón, por correo electrónico o en mano? Independientemente del método de entrega, la responsabilidad de garantizar que las facturas no se olviden o se extravíen recae sobre sus hombros. El dilema entre elegir el mejor modo de recepción de facturas para su empresa y el modo de entrega de facturas preferido por sus proveedores es sólo uno de los retos a los que se enfrentan las PYMES con las cuentas por pagar. Las facturas recibidas deben inspeccionarse y compararse con los presupuestos antes de enviar el pago.
Los pagos también plantean dificultades. Algunos proveedores pueden optar por opciones de pago electrónico, otros pueden preferir cheques digitales, mientras que algunos prefieren recibir cheques físicos. Por lo tanto, hay que recordar el método de pago que prefiere cada proveedor y asegurar el proceso de pago a la hora de cumplimentar las facturas.
Digitalizar el proceso de cuentas a pagar es el primer paso para sustituir las copias físicas de sus facturas por registros digitales indestructibles. La digitalización simplifica el mantenimiento de registros para futuras consultas, proporciona una visión centralizada de todo el proceso de cuentas a pagar de su organización y añade capas de seguridad adicionales para proteger la empresa. La aplicación TROY FlexPay es una potente herramienta de digitalización de cuentas a pagar que le permite aprovechar la automatización para reducir costes, trabajar de forma eficiente y eliminar el fraude con cheques.
La invención del ordenador ahorró a la humanidad miles de horas de trabajo e inauguró la era de la información. El cambio de paradigma que las soluciones digitalizadas aportan al proceso de cuentas a pagar puede compararse con el impacto de los ordenadores. Al utilizar la aplicación TROY FlexPay, puede eliminar el papeleo y obtener información sin precedentes en tiempo real sobre las obligaciones de los proveedores de su empresa. La visión empresarial que proporciona TROY FlexPay garantiza que las facturas se puedan cobrar, auditar y pagar en un tiempo récord.
Puede obtener información en tiempo real y automatizar el proceso de cuentas a pagar siguiendo estos 3 rápidos pasos:
Una vez creada, el siguiente paso es vincular la aplicación con su cuenta de QuickBooks. Para ello:
También puedes optar por gestionar tus cuentas a pagar capturando los pagos de tus facturas en la app TROY FlexPay o introduciendo los datos de los proveedores si no utilizas QuickBooks.
Estas opciones garantizan la versatilidad y la seguridad necesarias para efectuar pagos a proveedores. Las funciones de seguridad incluyen autenticación de usuario multifactor, personalización de cheques y herramientas de autorización para reducir el riesgo de fraude. Una vez realizado el pago, TROY FlexPay almacena de forma intuitiva el historial de pagos y los datos para simplificar futuros pagos.
El futuro de la gestión de los procesos de cuentas a pagar es digital. TROY FlexPay simplifica ese proceso utilizando 3 sencillos pasos para configurar un proceso de pago y mantenerlo. Con la aplicación, la configuración y el proceso de pago se pueden completar en menos de un minuto, como se muestra en esta demostración Puede empezar por registrarse hoy o solicitar una demostración para ver cómo TROY FlexPay transforma digitalmente su proceso de cuentas por pagar en cuestión de minutos.