Dado que el fraude con cheques sigue aumentando y se prevé que alcance los 24.000 millones de dólares en 2024, muchos blogs y publicaciones están pidiendo tanto a empresas como a particulares que dejen de utilizar cheques. Algunos incluso dan guías sobre cómo evitar el fraude con cheques que incluyen consejos como "deje de echar los cheques al correo" o "empiece a usar la transferencia electrónica".
Sí, los particulares pueden pasar fácilmente a los pagos electrónicos con aplicaciones como PayPal, Zelle, Venmo, pero cuando se trata de empresas... Pedir que se adapten totalmente a ACH hará que se rían de ti en la oficina.
De hecho, el 75% de las empresas que sufrieron fraude con cheques en 2022 afirmaron que seguirán utilizando cheques en sus transacciones cotidianas. En resumen, dejar de utilizar cheques es mucho más fácil de decir que de hacer. ¿Por qué?
Eso no quiere decir que las empresas no acepten o envíen pagos electrónicos. La mayoría lo hace, y cada vez es una forma de transferencia más popular. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, incluso en la avanzada lista Fortune 500, los pagos con cheque son la columna vertebral de sus transacciones B2B , ya que siguen siendo la forma de pago más utilizada y aceptada, con un 80% de las grandes empresas que todavía los utilizan en las transacciones B2B cotidianas.
Si una empresa sólo emite o cheques, sus proveedores tienen que estar preparados para aceptar ese pago, y viceversa.
Dejar de utilizar cheques puede llevar años de planificación, coordinación con clientes y proveedores y, además, una financiación y formación considerables para que todos los empleados de la empresa se familiaricen con los cambios. Incluso entonces, todavía tendría que estar preparado para aceptar cheques de empresas que no tienen medios para pagar de otro modo.
La formación requeriría modificar tanto las Cuentas a Pagar como la comunicación con los departamentos de cuentas a cobrar de sus proveedores, que dependen en gran medida de cheques, imágenes de cheques en PDF y remesas impresas proporcionadas por sus proveedores para aplicar el efectivo a las facturas.
Desde el punto de vista de las cuentas por cobrar, aplicar el efectivo de un pago ACH a una factura es mucho más difícil que hacerlo desde un cheque. Los detalles de la remesa suelen adjuntarse al cheque y escanearse digitalmente, lo que facilita a los contables de cuentas por cobrar la búsqueda y correspondencia de las facturas con los pagos correctos.
Con los pagos electrónicos, la cosa cambia. La mayoría de las veces, los pagos ACH no llevan adjuntos los detalles del pago, sino que se envían por correo electrónico a un buzón de terceros. Incluso si el contable de AR puede encontrar estos correos electrónicos, es muy probable que la información de pago necesaria no aparezca. Este dinero se quedaría en el limbo si no se soluciona inmediatamente, provocando pagos sin resolver y conciliaciones complicadas que pueden durar meses.
La ACH tampoco es una solución infalible contra el fraude. En 2022, el 65% de las organizaciones informaron de incidentes de fraude ACH, y se prevé que siga creciendo a medida que los defraudadores se vuelvan más inteligentes y atrevidos con la tecnología que utilizan. Las transferencias electrónicas no seguras son fáciles de piratear y tienen un alcance global, mientras que los cheques son locales y más difíciles de conseguir para los defraudadores.
Pero hablemos del elefante en la habitación. Sí, el fraude con cheques está aumentando y es un problema, sobre todo cuando se trata de esquemas de lavado de cheques, en los que los delincuentes borran la información de la cuenta de un cheque con productos químicos de uso doméstico. El lavado de cheques es un truco antiguo, pero según un informe de 2023 del Better Business Bureau, se le atribuyen unas pérdidas de 815 millones de dólares al año.
Por suerte, no necesita pasar por el aro de cambiar su sistema de contabilidad o de pagos, o incluso evitar enviar cheques por correo debido al fraude con cheques. Sí, detener el uso de cheques es más fácil de decir que de hacer, pero detener las transacciones fraudulentas con cheques es más fácil de lo que piensa.
La completa gama de productos del Grupo TROY proporciona una defensa inicial contra los riesgos asociados a los métodos de pago tradicionales. Al integrar funciones de seguridad avanzadas directamente en sus cheques, impresoras y software de pago, el Grupo TROY mitiga las vulnerabilidades que hacen que los cheques sean susceptibles de fraude.
Seguridad por adelantado: El tóner MICR Secure patentado por TROY actúa como salvaguarda contra los esquemas de lavado de cheques liberando un tinte rojo cada vez que se intenta una alteración química. Este tinte rojo alerta al banco de que se ha intentado cometer fraude y de que debe anular el cheque inmediatamente. También disuadirá a los defraudadores de pensar siquiera en intentar cobrarlo.
Software integral: A la hora de imprimir cheques, es importante contar con la plataforma más actualizada y segura posible. AssurePay Check de TROY es un sistema basado en la nube que se actualiza con las últimas actualizaciones del servidor, para que no tenga que cargar con el coste de mantener un software obsoleto con menos seguridad. AssurePay Check también utiliza el inicio de sesión único y la autenticación multifactor, por lo que su sistema nunca se verá comprometido.
Impresoras MICR seguras y cheques en blanco: Al utilizar las impresoras HP mejoradas de TROY, puede asegurarse de que sus cheques se imprimen de forma segura y precisa en cheques en blanco, por lo que ningún estafador podrá obtener la información de su cuenta si roba un cheque en blanco de su impresora o buzón.
En una era en la que el fraude financiero va en aumento y los ciberdelincuentes evolucionan constantemente sus tácticas, el Grupo TROY permite a las empresas ir un paso por delante. Al fortificar su sistema de pago con nuestras soluciones probadas, puede salvaguardar sus activos, proteger su reputación y mantener la confianza de sus grupos de interés.
Al añadir la seguridad de TROY, no tiene que cambiar por completo su forma de hacer negocios, solo necesita una solución.
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