¿Sabe qué es la contabilidad de acreedores? Tal vez haya oído hablar de ello y conozca las líneas generales, pero profundicemos un poco más. Las cuentas a pagar son el importe que debes a tus proveedores por los artículos y servicios que te han proporcionado a crédito o según un plan de pagos específico. Como es de esperar, no cumplir las condiciones de este contrato de crédito o plan de pago conlleva consecuencias concretas, como la pérdida de credibilidad ante tus proveedores o la pérdida de fondos por pagar de más.
Una vez aclarada la definición, ahora viene lo importante. Aproximadamente el 82% de las pequeñas y medianas empresas fracasan en sus primeros 5 años, y tener problemas con las cuentas por pagar podría ser el culpable. En el caso de las grandes empresas, la multitud de datos de cuentas por pagar y los errores humanos son las principales causas de sus problemas. Las PYME también se enfrentan a retos similares y de esto trata el blog de hoy.
Introducción manual de datos: En primer lugar, cabe señalar que los vendedores o proveedores no siempre cooperan con sus opciones preferidas para recibir facturas. Algunos vendedores pueden enviar las facturas por correo, otros a través de su correo electrónico de marketing y unos pocos a representantes de la empresa con los que se sienten cómodos. Por lo tanto, cotejar estas facturas y los datos que contienen es todo un reto. Los procesos manuales de introducción de datos requieren buscar entre toneladas de correo, tanto físico como digital, para ejecutar los cálculos necesarios antes de efectuar los pagos. El proceso manual es propenso a errores humanos y requiere mucha mano de obra, lo que, como probablemente sabrá, da lugar a múltiples errores. La introducción manual de datos también consume muchas horas de trabajo de empleados que deberían dedicarlas a las funciones principales de la empresa.
Seguimiento de las facturas: Perder de vista una sola factura es un error fácil de cometer. Pero, cuando extraviar varias facturas se convierte en algo habitual, probablemente ha llegado el momento de detener la marea. Si bien es más fácil percatarse de una factura concreta y solicitar otra a un proveedor concreto, perder varias facturas aumenta la probabilidad de que algunas queden en el olvido. Recibir la temida llamada de "seguimiento" de varios proveedores puede poner de manifiesto el fin de unas cuantas relaciones proveedor-receptor. Por supuesto, esto es malo para su negocio y puede afectar negativamente a su preparación para la auditoría.
Seguimiento de las órdenes de compra: Al igual que el seguimiento de las facturas de sus proveedores es crucial para el proceso de cuentas por pagar, también es importante generar y realizar un seguimiento preciso de las órdenes de compra. Las órdenes de compra le permiten hacer un seguimiento de los artículos que ha adquirido, el coste de la compra y cuándo debe efectuarse el pago. También ponen orden en un mundo de caos cuando se trabaja con muchos proveedores. Muchas PYMES omiten la generación de órdenes de compra y confían en el contexto histórico o en la intuición para realizar un seguimiento de las compras, debido a las dificultades asociadas a la gestión manual de las órdenes de compra.
Gestionar las cuentas por pagar manualmente es un proceso lento e ineficiente, lo que nos lleva al último reto al que se enfrenta la PYME media: no utilizar la herramienta adecuada. Las herramientas adecuadas son soluciones digitales que utilizan la automatización, agilizan los cálculos y centralizan los datos de las cuentas a pagar en una única plataforma.
TROY FlexPay es una solución innovadora y fácil de usar para las pequeñas empresas que buscan agilizar sus cuentas por pagar. Con la automatización de las cuentas a pagar TROY FlexPay, el seguimiento de las órdenes de compra y facturas y la introducción manual de datos ya no es una preocupación. Mediante la integración de TROY FlexPay con sus datos de proveedores dentro de QuickBooks, puede empezar a pagar a los proveedores como desee desde una sola plataforma. TROY FlexPay le da la capacidad de elegir liquidar sus facturas por ACH, cheques digitales, cheques impresos, o un servicio de cumplimiento de cheques.
TROY FlexPay tiene muchas ventajas, pero hay 5 ventajas principales que merece la pena destacar desde el principio.
Centralice el proceso: Llevar todas las facturas y datos de cuentas a pagar a una plataforma central o a un plano en el que un simple vistazo le permita conocer decenas de facturas y acuerdos de pago, simplifica instantáneamente el proceso. TROY FlexPay le ofrece una visualización centralizada que le permite ver las facturas de su empresa, los requisitos de aprobación y las instrucciones de pago. Esto le garantiza que siempre tendrá un control total de los datos y el proceso de sus cuentas a pagar. Por lo tanto, se eliminan algunos de los retos asociados con el seguimiento de facturas y órdenes de compra.
Automatización de la entrada de datos: Una de las principales ventajas que aporta TROY FlexPay es el uso de la automatización para gestionar futuras entradas de datos, órdenes de compra y cálculos. La automatización resuelve los problemas a los que se enfrentan las PYMES en el proceso de cuentas a pagar, como las actividades laboriosas y lentas asociadas a la introducción manual de datos. La automatización también reduce la probabilidad de errores de cálculo debidos a la introducción manual de datos y a la conciliación de cuentas. TROY FlexPay lleva la automatización un paso más allá al proporcionarle recordatorios automáticos para garantizar que nunca olvida un pago, una orden de compra o un acuerdo. De este modo, se asegura de que cumple sus acuerdos y mantiene una relación positiva entre proveedor y destinatario.
Informes detallados: TROY FlexPay le permite mantener registros precisos de todos los datos de las cuentas a pagar. El acceso a los datos actuales e históricos proporciona a su empresa una base para analizar sus transacciones y prever futuras compras. Los informes detallados también garantizan la responsabilidad dentro de la empresa mediante el acceso a datos transaccionales de fechas concretas, quién autorizó pagos específicos y a qué proveedores. La transparencia asociada a los informes detallados aumenta su preparación para auditorías y elimina errores.
Gestión de proveedores: Construir una relación excelente y solvente con sus proveedores garantiza que las materias primas o los artículos necesarios para mantener la rentabilidad de su negocio fluyan continuamente. TROY FlexPay le permite acceder a los datos del proveedor en tiempo real, ajustar las preferencias de pago, comunicar estas preferencias al proveedor y agilizar todo el proceso de pago. Por lo tanto, con TROY FlexPay, puede convencer a los proveedores de que el envío de facturas digitales a través de los canales adecuados garantiza que se les pague a tiempo y según los acuerdos previos.
Gestión de pagos con cheque: Una de las características innovadoras de TROY FlexPay es su capacidad para apoyar sus opciones de pago con cheque. Con la aplicación, puede optar por crear cheques digitales o físicos en función de los requisitos de su proveedor. La flexibilidad en el pago de cheques que proporciona la aplicación es una característica única que la eleva por encima de la competencia. El Grupo TROY también respalda su elección de pago con cheque ofreciéndole la opción de subcontratarnos la creación de cheques seguros. Con más de 60 años de experiencia en el sector del pago con cheque, puede estar seguro de que sus cheques estarán protegidos contra el fraude gracias a las tecnologías más avanzadas.
TROY FlexPay se integra perfectamente con las soluciones QuickBooks Desktop y Online para asegurar sus opciones de pago. La centralización, automatización y sincronización con QuickBooks le garantiza la eliminación de aproximadamente el 60% del tiempo dedicado a la gestión de los procesos de cuentas a pagar. Introduzca la automatización y la digitalización en sus procesos de cuentas a pagar registrándose hoy mismo. Para su mayor comodidad, TROY FlexPay está disponible en la tienda de aplicaciones de QuickBooks.
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